Die stark regulierte Pharmabranche erfordert eine strikte Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Um die Compliance einzuhalten, müssen neue und bestehende Mitarbeitende auf Prozesse und Prozessänderungen geschult werden. Der für diesen Zweck eingerichtete Trainingsprozess führt zu einer hohen Belastung für die Mitarbeitenden.

Für die Prozesserfassung wurde eine Dokumentanalyse und Interviews durchgeführt. Anhand der Resultate konnte der IST-Prozess in BPMN modelliert werden. Für die Prozessanalyse wurde eine Wertschöpfungs- und eine Ursache-Wirkung-Analyse angewendet. Für die Prozessoptimierung wurden anhand der gewonnenen Erkenntnisse 13 Verbesserungsvorschläge definiert. Eine Auswirkungsanalyse zeigt die Folgen einer Umsetzung für jeden Verbesserungsvorschlag. Die ermittelte Kennzahl ermöglicht eine Selektion nach Effizienz. Als Vergleich zum IST-Prozess wurde ein möglicher SOLL-Prozess visualisiert.

Als Ursprung für die hohe Belastung konnten drei Bereiche identifiziert werden; die Schulungszuweisung, die unbegleiteten Schulungen und die Schulungen von neuen Dokumentversionen. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse konnten 13 Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden. Durch die Selektion der Verbesserungsvorschläge können vom Projektteam vier Massnahmen für die Reduzierung der hohen Mitarbeiterbelastung vorgeschlagen werden. Die Belastung wird reduziert, indem die Schulungszuweisung optimiert und die Absolvierung der unbegleiteten Schulungen vereinfacht wird. Das Projekt hat gezeigt, dass der Trainingsprozess der Janssen Vaccines nicht umfassend restrukturiert werden muss. Bestimmte Bereiche des Prozesses, wie die Dokumentation der absolvierten Schulungen und die damit verbundene Einhaltung der Compliance, funktionieren einwandfrei und sollten beibehalten werden. Die hohe Belastung durch den Trainingsprozess kann durch die Umsetzung der vorgeschlagenen Verbesserungsvorschläge sinnvoll reduziert werden.