Das Unternehmen war bisher Teil eines Konzerns und konnte von der Organisation und Infrastruktur profitieren. Da sich der Konzern dazu entschieden hat, eine Systemumstellung vorzunehmen, welche das Unternehmen nicht mitmachen konnte, wurde entschieden, ein anderes ERP-System einzuführen. Diese Systemumstellung bringt einige organisatorische Änderungen mit sich, welchen sich das Unternehmen stellen muss. Die Trennung von der IT-Infrastruktur des Konzerns hat einige organisatorische Änderungen zufolge. Im Zuge der Systemumstellung sollen die bestehenden Prozesse analysiert und optimiert werden.

Die gründliche Recherche und Analyse der Fachliteratur soll die theoretische Grundlage der Arbeit bilden, welche dabei helfen soll, die drei aufgestellten Forschungsfragen zu beantworten. Primärinformationen werden vor Ort beim Unternehmen gesammelt. Dafür ist der Autor zweimal wöchentlich im Unternehmen anwesend und nimmt an Sitzungen und Gesprächen teil. Die Besuche beim Unternehmen sollen die Verbindung von der Theorie aus der Fachliteratur zur Praxis ermöglichen. Dadurch sollen mögliche Effizienzsteigerungen und Optimierungen ind den Prozessen ausfindig gemacht werden.

Die durchgeführte Ist-Prozessbeschreibung und -modellierung der beiden gewählten Prozesse wurde einer Analyse und Bewertung unterzogen. Dabei wurde bei beiden Prozessen festgestellt, dass es Optimierungspotenziale gibt. Diese Potenziale wurden in der anschliessenden Soll-Konzeption genauer herausgearbeitet und die Prozessmodellierung wurde nochmals überarbeitet. Wesentliche Änderungen beim Rechnungsprozess sind zum einen die Anpassung des Rechnungseingangs sowie die Anpassung des aktuell verwendeten OCR-Systems, welches die Rechnungen ausliest. Beim Rechnungseingang gehen auf das Jahr gesehen etwa 2-3 ganze Arbeitstage nur für das Scannen der Rechnungen verloren. Beim Vertragsmanagement betreffen die Optimierungen hauptsächlich die Archivierung der abgeschlossenen Verträge, welche mithilfe des Einsatzes eines DMS ermöglicht werden könnte. Andererseits ist nun ein mögliches einheitliches Vorgehen gegeben, welches bisher nicht gegeben war. Es hat sich gezeigt, dass Optimierungsmethoden, welche nach dem Bottom-up-Ansatz vorgehen, eine höhere Erfolgschance haben. Top-down-Ansätze sind eher mit Risiken verbunden.