Beim Verein Budget- und Schuldenberatung Aargau-Solothurn werden Informationen und Dokumente auf unterschiedliche Arten verwaltet. Es gibt ein Wiki, eine digitale Ablage auf einem Server, papierbasiere Dokumente in Schubladen und ein Betriebskonzept. Es gibt kein Konzept, wie und für was die verschiedenen Medien verwendet werden und wie ihre Rolle im Rahmen eines Wissensmanagements zur Bewahrung von Fachwissen verbessert werden könnte.

Das Vorgehen orientierte sich am Wasserfallmodell. Als Erstes wurde eine IST-Analyse durchgeführt. Dazu wurden die verschiedenen Medien untersucht und Mitarbeitende interviewt. Darauf basierend wurden Schwachstellen und Anforderungen an eine verbesserte Nutzung formuliert und klassifiziert. Anhand der Priosierung wurden mehr oder weniger detaillierte Lösungsansätze erarbeitet, hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit bewertet und Aufwände abgeschätzt. Im Lösungskonzept wurden die Ansätze zusammengefasst und ein Vorschlag für ihre Umsetzung gemacht.

Schwerpunkte des erarbeiteten Lösungskonzepts sind die Verbesserung der Dokumentenablage auf dem Server, die Digitalisierung von Papierablagen wo sinnvoll, eine Ueberarbeitung und Ergänzung des Betriebskonzept sowie Aenderungen des Wiki. Es wurden Vorschläge für die Erstellung von Anleitungen gemacht, z.B. für die Ablage digitaler Dokumente (u.a. Namenskonventionen für Dateien und Dateistrukturen) und für die Nutzung des Wiki. Ferner wurde aufgezeigt, wie die für das Wissensmanagement eingesetzten Medien besser kommuniziert und deren Verwendung vermittelt werden kann.