Das Eintrittsmanagement spielt für Unternehmen im Gesundheitswesen eine entscheidende Rolle. Aufgrund der mangelnden Digitalisierung sowie der fehlenden Automatisierung kommt es bei der tilia Stiftung zu viel Doppelspurigkeit und erhöhten Personalkosten in den Bereichen Beratung, Finanzen, Pflege und Administration. Die zugrunde liegenden Prozesse in den erwähnten Bereichen wurden bisher nicht systematisch analysiert. Aus diesem Grund hat die tilia Stiftung die entsprechenden Prozesse als hervorragende Basis für eine Automatisierung identifiziert.

Der Projektablauf erfolgte nach dem Wasserfallmodell, mit den Phasen Recherche, Analyse, Evaluation und Konzeption. In der Recherche wurden Interviews zur Identifizierung der Prozesse geführt und prozessrelevante Dokumente aus den Abteilungen eingeholt. In der Analyse wurden aus den gesammelten Prozessen BPMNs erstellt und ausgewertet. Daraus konnten Anforderungen und Schwachstellen aufgezeigt werden. In der Evaluation wurden Automatisierungsmöglichkeiten identifiziert. Aus den vom Auftraggeber ausgewählten Automatisierungsmöglichkeiten wurde ein Automatisierungskatalog ausgearbeitet.

Das Projektergebnis wurde in Form eines Automatisierungskatalogs festgehalten. Dieser Katalog soll der tilia Stiftung als Grundbaustein für zukünftige Projekte zur Optimierung von Tätigkeiten und Prozessen im Unternehmen dienen. Durch die vorgeschlagenen Automatisierungsmöglichkeiten können beispielsweise tilia-Berater durch einen Chatbot entlastet werden. Mittels einer zentralen Datenbank für die Bettenverwaltung können Doppelspurigkeit beseitigt werden. Mit Hilfe eines Task-Management-Tools kann die Ressourcenplanung effizienter und effektiver gestaltet werden. Durch automatisiertes Reporting können zusätzliche Ressourcen eingespart und die Entscheidungsfindung durch interaktive Berichte unterstützt werden. Genauso kann durch die Automatisierung der Medikamentenbestellung im Tool Polypoint weiterer Aufwand eingespart werden. Somit rentiert sich die Umsetzung von jedem einzelnen Automatisierungsvorschlag für die tilia Stiftung.