Aufgrund der Entwicklung der derzeitigen SharePoint-Lösung und der bevorstehenden unternehmensweiten Re-Zertifizierung der ISO 9001:2015-Norm, wird ein neues Qualitätsmanagementsystem gesucht. Das aktuelle QMS (SharePoint) kann ohne eine umfangreiche Überarbeitung die ISO-Norm nicht erfüllen. Zusätzlich sollen Chancen eruiert werden, welche sich durch ein neues QM-System eröffnen. Es soll vermehrt auf Benutzerfreundlichkeit für alle Nutzer*innen und die Automation von Aufgaben des QM-Teams geachtet werden.

Durch wöchentliche Meetings wird das Projekt mit einem hybriden Ansatz aus klassischer und agiler Vorgehensweise umgesetzt. Vorgängig werden Meetings vereinbart, um wichtige Projektinformationen zu ermitteln und um den aktuellen Projektstatus zu besprechen. Die Stakeholder-Analyse reicht von der QM-Leitung bis hin zur ausführenden Physiotherapeut*in. Mit Hilfe von Interviews, Live-Demos und einer Umfrage werden die Bedürfnisse der Stakeholder identifiziert und die aktuelle Lage erfasst. Die ermittelten Anforderungen werden gewichtet und dienen als Basis für die Evaluation einer neuen Lösung.

Die Ergebnisse liefern einen Einblick in die Arbeitsweise und Bedürfnisse der Stakeholder. Das Pflichtenheft enthält neben der Problemidentifikation und den Empfehlungen, die Ist- und Soll-Analyse. In der Ist- und Soll-Analyse werden auch Anforderungen an Rollen und Berechtigungen, Dokumente und Prozesse sowie nicht-funktionale Anforderungen festgehalten. Zusammengefasst ergeben diese Teile den Anforderungskatalog. Eine abschliessende Reflexion der evaluierten Lösungen kann durch die gewichteten Anforderungen, anhand einer Nutzwertmatrix, vorgenommen werden. Bei der Evaluation wird der Markt sondiert und Anbieter untersucht, wovon es fünf in die engere Auswahl schaffen. Eine Lösung auf M365 Basis wird durch die Komplexität und den Umfang des Unternehmens sowie mangelhafter Nutzwertergebnisse nicht empfohlen. Anhand der mathematischen Auswertung der Nutzwertmatrix ergeben sich zwei QMS-Lösungen, die dem Auftraggeber präsentiert werden. Die beiden Lösungen erfüllen die wichtigsten Anforderungen und Voraussetzungen der Auftraggeberschaft.