Im Kanton Solothurn ist es den Gemeinden vorgeschrieben, ein internes Kontrollsystem zu entwickeln. In der Gemeinde Dornach ist ein internes Kontrollsystem bisher nur im Ansatz vorhanden. Um die Einführung eines umfassenden Kontrollsystems vorzubereiten, wurde dieses Projekt gestartet. Es soll die wichtigsten Prozesse mit grosser finanzieller Gewichtung identifizieren, sie auf Schwachstellen analysieren und Handlungsempfehlungen zur Minimierung von Prozessrisiken aufzeigen. Damit wird eine wichtige Grundlage für den Aufbau eines internen Kontrollsystems geschaffen.

Um die massgeblichen Prozesse identifizieren zu können, wurden Interviews mit Mitarbeitenden der Gemeinde Dornach geführt. Anhand dieser Interviews wurden 13 Kernprozesse mit hoher finanzieller Wirkung oder hoher Wichtigkeit analysiert. Die Ist-Prozesse wurden dokumentiert und modelliert. Anhand dieser Dokumentation wurden potenzielle Risiken identifiziert und Massnahmen als Handlungsempfehlungen erarbeitet. Die zusätzlichen Kontrollschritte und -massnahmen wurden den Ist-Prozess-Modellierungen hinzugefügt. So entstanden Empfehlungen für künftige Soll-Prozesse.

Das Vier-Augen-Prinzip und das Doppelvisum sind häufig verwendete Massnahmen, die sich als wirksam erweisen. Nichtsdestotrotz zeigen sich vereinzelte Ineffizienzen und Risiken in Bearbeitungsprozessen, die durch gezielte Massnahmen optimiert oder minimiert werden können. Zusätzlich zu den Handlungsempfehlungen, die direkt in Prozesse integriert werden können, werden Ansätze vorgestellt, wie Prozesse effizienter ausgeführt oder mit digitaler Unterstützung verbessert werden können. Dazu zählt zum Beispiel die Einführung einer workflowbasierten Automatisierung in der Steuerfakturierung. Die erarbeiteten Ergebnisse bilden ein tragfähiges Fundament für die zukünftige Implementierung eines umfassenden internen Kontrollsystems in der Gemeindeverwaltung Dornach. Durch die Fokussierung auf die Prozesse mit hoher finanzieller Auswirkung konnte die Analyse in die Tiefe gehen. So liegen der Gemeinde Dornach jetzt systematisch erhobene Erkenntnisse über die analysierten Prozesse vor. Die Einwohnergemeinde ist damit in der Lage, ihr zukünftiges IKS an diesem Konzept auszurichten und zugleich ihre Prozesse zu optimieren.