Die IT-Abteilung einer Schweizer Versicherung stand 2022 vor einer grossen Herausforderung: Die bestehende Dokumentationsablage ist eine historisch gewachsene, unsystematische Ordnerstruktur mit heute nahezu 10'000 verschiedensten – meist veralteten und teils redundanten – Dokumenten. Gleichzeitig sind viele der für die tägliche Arbeit notwendigen Informationen trotzdem nicht ausreichend dokumentiert und/oder schwer auffindbar. Dabei handelt es sich um ein erhebliches betriebliches Risiko für die Versicherung. Als neues Tool im Rahmen des Wissensmanagement soll Confluence eingesetzt werden.

Das Hauptziel des Projektes war es für die IT-Abteilung der Versicherung ein Konzept für den künftigen Aufbau und die Strukturierung der künftigen IT-Wissensbasis in Confluence zu erarbeiten. Das Konzept beinhalt neben der Analyse der IST-Situation, die geltenden Best-Practices und die SOLL-Zustands-Analyse inkl. der erhobenen Anforderungen seitens Auftraggeber. Mittels eines Proof of Concept (PoC) wurde der Inhalt des erarbeiteten Konzepts anschliessend praktisch überprüft, entsprechend dokumentiert und daraus Umsetzungsempfehlungen für den Auftraggeber abgeleitet.

Mittels dem entwickelten PoC konnte aufgezeigt werden, dass sich Confluence sowohl als IT-Wissensbasis für die Informatikabteilung als auch für die anderen Abteilungen der Versicherung sehr gut eignet. Mit dem PoC konnte aufgezeigt werden, dass Confluence als Tool für das Wissensmanagement alle erhobenen Anfragen vollständig erfüllt. Aussergewöhnlich für das Projekt war, dass die im Rahmen des PoC in Confluence implementierten Strukturen, Inhalte und Konfigurationen effektiv weiterhin benutzt werden können. Gegenüber üblichen PoC-Projekten unterscheidet sich die hier eingeführte Lösung darin, dass es sich nicht um ein «Wegwerf-Produkt» handelt, welches anschliessend zurückgebaut wird. Die aufgebaute Lösung kann weiter als Grundlage für den Ausbau der Wissensbasis verwendet werden. Selbst eine Weiterentwicklung hin zu einer allfälligen Intranet-Lösung wurde bereits im zugrundeliegenden Konzept berücksichtigt und damit der Grundstein für eine nachhaltige Lösung für die Zukunft gelegt.