In einer Kick-Off Sitzung mit dem Partner konnten die grundlegenden Problembereiche identifiziert werden. Einer davon war, dass vorhandenes Wissen nicht erfolgreich zusammengetragen werden konnte, was durch die unstrukturierte Ablage bedingt gewesen ist. Das führte zu hohem Aufwand bei der Suche von Wissensdaten, zur hohen Komplexität durch Verteilung des Wissens auf mehrere Tools und einer nicht bedienerfreundlichen Wissensdatenbank. Das Ziel war eine Entscheidungsgrundlage mithilfe eines Pflichtenheftes zu liefern und eine erste Auswahl an möglichen Tools zu empfehlen.

Als erstes wurden Fragestellungen zum Wissensmanagement bei der jetzigen IST-Situatuion und der werdenden SOLL-Situation untersucht. Zur Beantwortung der Fragestellungen wurden halb-strukturierte Interviews mit Schlüsselpersonen aus der Informatik durchgeführt. Die identifizierten Anforderungen wurden in Themenbereiche gruppiert und ausformuliert. Diese wurden dann in einen Fragebogen überführt und durch die Schlüsselpersonen gewichtet. Daraus entstanden die gewichteten Anforderungen. Mit diesen wurde das Pflichtenheft bestückt und es konnte eine Auswahl an Tools verglichen werden.

Die Ergebnisse des Interviews wurden in 45 Anforderungen, 13 Anforderungskategorien extrahiert und durch den ausgefüllten Fragebogen gewichtet. Die wichtigsten Anforderungskategorien waren «Suche», «Bedienung» und «Erfassung». Als sehr unwichtig wurde das Thema «Berechtigungen» seitens Kunde gewichtet. Es wurde ein Pflichtenheft zur Entscheidungsfindung des besten Wissensmanagement Tools erstellt und finalisiert. Zur darauffolgenden ersten Evaluierung nahmen wir anhand des vorliegenden Pflichtenheftes eine Recherche vor und führten eine Vorselektion der zu vergleichenden Wissensmanagement Tools durch, damit die Tools die grundlegenden Anforderungen bereits erfüllten. Die selektierten Tools wurden durch das bereits beschriebene Punktesystem verglichen und in eine Rangliste überführt. Insgesamt wurden acht Wissensmanagement Tools anhand der gewichteten Anforderungen verglichen. Die besten 3 Tools wurden für weitere Abklärungen vorgeschlagen.