Neben der Einführung eines neuen ERP-Systems, einer neuer Telefonanlage und Office 365 soll auch das alte und fehleranfällige Ressourcenplanungstool, welches mit einer Excel-Tabelle erstellt wurde, abgelöst werden. Hauptgründe für diesen Entscheid sind Fehlplanungen, verpasste Termine und die Tatsache, dass die Planung nicht mobil einsehbar ist. Ziel des Projektes war, die Ressourcenplanung so zu optimieren, dass die Prozesse des Unternehmens optimal unterstützt werden und die Kunden- respektive Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und die Fehleranfälligkeit verringert werden.

Mit der Auftraggeberschaft wurde vereinbart, dass das Projektteam die Prozesse und Anforderungen des Unternehmens aufnimmt, eine Standardsoftware evaluiert und einen Pilotbetrieb durchführt. Die Zielerreichung sollte mittels Mitarbeiterumfragen, vor und nach dem Pilotbetrieb, überprüft werden. Das viermonatige Projekt wurde in Wochenziele heruntergebrochen und die nötigen Ressourcen, das Budget und die Ergebnisse auf dieser Basis geplant. Die Risiken wurden transparent ausgewiesen. Der Projektstatus wurde wöchentlich rapportiert. So war der Projektfortschritt für den Auftraggeber überprüfbar.

Auf Grund der Anforderungen konnten 14 geeignete Applikationen ermittelt werden. Die Auswahl wurde anhand der Bewertungsvorgaben auf drei mögliche Produkte eingegrenzt. Die verbliebenen Produkte wurden mit einem «Walkthrough» auf ihre Anwenderfreundlichkeit geprüft und bewertet. Das so evaluierte Tool «Vanillaplan» wurde danach in einem Pilotbetrieb auf seine Tauglichkeit getestet. «Vanillaplan» unterstützte die Prozesse der Mitarbeitenden optimal, bietet mobilen Zugriff und vereinfacht die Planung durch die übersichtliche Darstellung. Die Mitarbeiterbefragung ergab, dass die neue Ressourcenplanung eine signifikante Steigerung der Zufriedenheit der Nutzer erzielen konnte. Wir konnten der Auftraggeberschaft das Ressourcenplanungstool «Vanillaplan» vorbehaltlos empfehlen. Durch das Projektteam wurden die nötigen Schritte zur Überführung aus dem Pilotbetrieb in den ordentlichen Betrieb, sowie Empfehlungen für eine weitere Überprüfung der Zielerreichung skizziert und in einer Projektabschlussbeurteilung zusammengefasst. Die Kaiser Industrie-Automation AG hat das Ressourcenplanungstool inzwischen eingeführt.