Die Auftraggeber, welche in der Instandhaltung tätig sind, bieten als Dienstleistung Personal an, welche die Instandhaltung von technischen Anlagen übernehmen. Um potenzielle Kunden in der Make or Buy Decision zu überzeugen, dass die Offerten, im Gegensatz zu den eigenen, evtl. unvollständigen Kalkulationen, angemessen sind, werden Kunden mit diesem Tool unterstützt, damit so weitere Kosten neben dem zu entrichtendem Lohn erfasst sind. Eine unvollständige Kalkulation nur mit dem zu bezahlenden Lohn erlaubt keine unvoreingenommene Entscheidung, wie die Instandhaltung zu besetzen ist.

Zuerst wurde durch Gespräche mit der Auftraggeberschaft sowie durch das Lesen von Fachliteratur eine Wissensbasis erarbeitet, um sich über die verschiedenen Kostentypen von Personal zu informieren. In einem weiteren Schritt wurden die Kennzahlen für dieses Schema gesucht. Einige Kennzahlen sind gesetzlich vorgegeben, andere wurden aus internen Quellen beschafft und Letztere sind externe Branchenkennzahlen. Als Nächstes wurde in Excel ein Konzept für einen Kalkulator ausarbeitet. Zum Schluss wurde das Tool mit Makros erweitert.

Das Resultat ist eine Excel-Arbeitsmappe mit Makros, welche die Kalkulation für Verkaufsmitarbeiter oder Kunden der Auftraggeberschaft assistiert. Wichtig ist es, dass eine Beispielkalkulation mit vorgegebenen Kennzahlen durchgeführt wird. Dies ist insoweit gut, da dem Kunden so wenige Fragen gestellt werden müssen für die Kalkulation und dass diese Fragen für den Kunden in kurzer Zeit beantwortbar sind. Möchte der Kunde seine eigenen Kalkulationssätze eingeben, ist dies ohne Probleme möglich. Möchten die Auftraggeber die vorgegeben Kalkulationssätze ändern, ist dies mit einem integrierten Konfigurator möglich. Dieser kann nicht nur Kennzahlen anpassen, sondern auch Markt- und Produktexpansionen erfassen, wie z. B. einen neuen Kanton oder einen neuen Beruf. Diese Kalkulation hilft dann dem Kunden, die tatsächlichen, internen mit den externen Kosten zu vergleichen, um so die passende Leistungsstruktur für die Instandhaltung zu finden.