Die Veränderungen in der Arbeitsmethodik und die neuen technologischen Möglichkeiten haben dazu geführt, dass die Daten nicht mehr einheitlich abgelegt werden. Nebst dem Fileserver, auf dem allgemeine Daten als auch Projektdaten abgelegt werden, werden die Daten auf verschiedensten Systemen wie SharePoint, Confluence und vielen weiteren abgelegt. Daneben ist die stetig wachsende Datenmenge ein grosses Problem, das angegangen werden soll.

Als erstes wurde eine Stakeholder-Analyse erstellt. Auf dieser basierend wurden die Anforderungen an das System und die benötigten Konzepte erhoben. Ein Schwergewicht lag dabei auch auf den Auswirkungen der DSGVO. Anschliessend wurde definiert wie das System aufgebaut sein soll und wie die Daten darauf strukturiert werden. Schliesslich wurde ein Berechtigungskonzept und ein Migrationskonzept erarbeitet, sowie eine Anleitung für die Mitarbeitenden.

Die Anforderungen haben ergeben, dass die Hauptlast auf SharePoint Online abgelegt und über Microsoft Teams verwaltet werden soll und daneben ein herkömmlicher Fileserver für Spezialan-forderungen wie In-House-Speicherung bereitstehen soll. Der Best-Practice-Guide, das Berechti-gungskonzept und das Migrationskonzept definieren wie die Zielstruktur aussehen soll und wie diese erreicht werden kann. Das Ergebnis ist, dass die Zielstruktur möglichst einheitlich sein soll, diese dem Prinzip wie Microsoft Teams die Daten strukturiert folgt und die gewünschten Zugriffsberechtigungen für Mitarbeitende berücksichtigt. Dabei werden die Daten in Projekte gegliedert und die Berechtigungen direkt auf diese verteilt.