Nebst den steigenden VUCA-Herausforderungen ist die betroffene Unternehmung parallel durch die agile Transformation und die Wachstumsstrategie zusätzlich gefordert, was eine bestens funktionierende digitale Kollaboration bedingt. Fehlende durchgängige oder verknüpfte Arbeitsweisen in den Projekten als auch in den Abteilungen sind mitverantwortlich für Ineffizienzen und Demotivation in der Belegschaft. Dabei sind mehrere Plattformen und Applikationen mit redundanten Funktionen im Einsatz. Nebst den systemtechnischen Problemen bestehen auch arbeitstechnische und politische Herausforderungen.

Methodisch ist die Arbeit nebst der Literaturrecherche in die Phasen Analyse, Ergebnis und Konzept unterteilt. Die Analysephase beinhaltet die interne Onlineumfrage als Hauptuntersuchungsmethode, ergänzt durch die internen und externen Experteninterviews. Die Ergebnisphase dient zur Interpretation und Ausarbeitung der Resultate. In der Konzeptphase sind die Ergebnisse als Empfehlung ausgearbeitet; welche nebst dem Kollaborationsmodell auch die ausgearbeiteten Verwendungsdefinitionen der Tool-Landschaft sowie einen zweistufigen Umsetzungsansatz für eine Optimierung beinhaltet.

Neben der Technologie sind auch die Aspekte Leadership sowie Dialog entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Kollaboration. Zentral ist die Erkenntnis, dass die Mitarbeitenden sowohl der Antrieb als auch das Ziel aller Kollaborationen sind. Die Mitarbeitenden sind für die Erreichung der Ziele motiviert, die suboptimale Situation hat aber einen negativen Einfluss auf deren Zufriedenheit. Das wird unter anderem mit fehlendem Überblick, verlorener Arbeitszeit infolge zerstreuter Informationen und allgemeiner Ineffizienz begründet. Die optimale technische Lösung in der digitalen Planung steht auf den drei Hauptsäulen ERP-System, PPM-System und Team-/ Aufgabenmanagement. Durch eine Kombination aus Zentralisierung (ERP und PPM) und Dezentralisierung (Team-/ Aufgabenmanagement) wird damit eine Struktur vorgeben, gleichzeitig aber auch genügend Flexibilität für die Selbstorganisation gewährleistet. Mit einer Standardisierung in der Tool-Landschaft sowie dem internen Aufbau von Wissen und Supportorganisationen im aktiven Technologiemanagement können zukünftig Netzwerkeffekte in der Kollaboration geschaffen werden. Mit definierten Entwicklungsprogrammen für Mitarbeitende, Führungskräfte und Projektleitende wird das nötige Wissen sowie die nötige Haltung und Kultur für eine erfolgreiche digitale Kollaboration gelegt.