Die Spesen von Mitarbeitern werden in einem Excelformular erfasst. Das Formular wird visiert und mit den Quittungen an die vorgesetzte Person weitergeleitet. Nach der Visierung der vorgesetzten Person gelangt die Spesenabrechnung in die Buchhaltung. Die Spesen werden ins SAP eingebucht. Als Auszahlungsform gibt es die Auswahl zwischen Bar- oder Lohnauszahlung. Die manuellen Tätigkeiten, den hohen Verbrauch von Papier, Aufbewahrung von vielen Dokumenten und zeitliche Verluste durch das Abwarten, um die richtige Person zu erreichen sind zusammengefasst die aktuellen Probleme im Spesenprozess.

Diese Arbeit gliedert sich in vier Phasen. Die erste Phase setzt sich mit den relevanten Theorien auseinander. In der zweiten Phase ist der aktuelle IST-Prozess dokumentiert und nach BPMN modelliert. Die dritte Phase befasst sich mit der Analyse des IST-Prozesses. Anhand Lean-Management Methoden werden Verschwendungen im Prozess aufgezeigt und mögliche Optimierungen vorgeschlagen. In der letzten Phase wird der SOLL-Prozess dokumentiert und nach BPMN modelliert, Anforderungen an ein Spesentool aufgenommen und potenzielle Partner evaluiert. Anschliessend wird ein möglicher Anbieter empfohlen.

Als Ergebnis dieser Arbeit ist der Spesenprozesses der Firma R. Nussbaum AG nach BPMN dokumentiert, nach den Lean Methoden die sieben Verschwendungsarten und Value Stream Mapping analysiert und mit Hilfe der aufgedeckten Verschwendungen, Inputs von Mitarbeitern und Recherchen im Sinne der Digitalisierung optimiert. Daraus ergibt sich eine Empfehlung für die Digitalisierung des Spesenprozesses mit einem Spesentool. Der visualisierte Prozess nach BPMN liegt in einem separaten Dokument vor. Durch die Analyse mit den Lean Methoden ergeben sich zusammenfassend folgende Verschwendungen und Optimierungspotenziale: der Spesenprozess muss digitalisiert werden, damit auf den Gebrauch von Papier verzichtet werden kann. Des Weiteren können Ressourcenverschwendungen wie langes Warten oder hohe Bestände durch die Digitalisierung verringert werden. Als Ausblick dieser Arbeit ergibt sich aus diesem Dokument eine gute Grundlage für die Umsetzung der Optimierung des Spesenprozesses. Die Evaluation für die Implementierung einer Spesensoftware ist bereits in der Arbeit durchgeführt worden. Mit dem definitiven Entscheid, kann direkt mit der Umsetzung dieses Projekts begonnen werden.