Die Komplexität im Medizinalbereich hat durch Spezifikationen, Gesetze und Zertifizierungen zugenommen. Die Anzahl der zu verwaltenden Dokumente ist entsprechend gross. Der Auftraggeberschaft fehlt eine einheitliche Dokumentenablage. Dokumente werden daher in verschiedenen Systemen und Orten abgelegt. Die Suche und die Verwaltung sind daher schwierig. Die Auftraggeberschaft möchte ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) evaluieren. Da dafür die benötigte Basis fehlte, wurde im Rahmen der Bachelorarbeit eine solche geschaffen.

Als Methodik für das Vorgehen Design-Science-Research nach Peffers et al. (2006) gewählt. DSR umfasst 6 Phasen. In der Phase 1 sind die Probleme anhand eines Meetings, Interviews und einer Umfrage identifiziert worden. In der Phase 2 wurden die Ziele definiert. In der Phase 3 wurden die Artefakte mithilfe von einer Dokumentenanalyse, Laufwerkanalyse, den Literaturrecherchen und Meetings erstellt. Die Phase 4 wurde ausgelassen. Die Evaluation der Artefakte in der Phase 5 erfolgte anhand einer Begründung, einem Meeting und einem Bewertungsraster. In der Phase 6 wurden die Ergebnisse kommuniziert.

Aufgrund der Analyse der Ist-Situation und der daraus resultierenden Schlussfolgerungen kann die Auftraggeberschaft die Qualität des bestehenden Dokumentenmanagements einschätzen und kennt die Probleme. Die Dokumentenanalyse lieferte der Auftraggeberschaft viele Quick-Wins. Unter anderem eine Übersicht über den Bestand von Dokumenttypen und den Vorgabedokumenten aus dem Qualitätsmanagementsystem. Es wurden fehlende Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Vorlagen und falsch verlinkte Dokumente identifiziert. Des Weiteren hilft der Dokumentenspiegel schnell Dokumente, die zu Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen gehören, zu finden. Die erstellte Anforderungsliste enthält 79 Anforderungen an ein DMS, darunter sind 54 Anforderungen als «Muss» von der Auftraggeberschaft deklariert worden. Die erstellte Empfehlung weist der Auftraggeberschaft einen konkreten Weg für das weitere Vorgehen. Aus der Evaluation der Empfehlung mit der Auftraggeberschaft ging hervor, dass die Empfehlung einen hohen Nutzen und einen hohen Informationsgehalt bietet. Die Ergebnisse der Bachelorarbeit können wie geplant weiter verwendet werden, unter anderem im Lastenheft.