Aufgrund verschiedener Arten von Anfragen generieren mehrere Systeme unterschiedliche Daten, die an verschiedenen Orten gespeichert werden. Zusätzlich müssen sehr viele der generierten Daten auch nachweislich archiviert werden. Im Herbst 2018 wird die Gemeinde ein Projekt lancieren, um die Archivierung nun teilweise in elektronischer Form zu garantieren. Im Rahmen dieses Projekts, sollen die Prozesse der Gemeinde und deren Systeme inklusive Datenproduktion analysiert und im bestehenden Governanceplan aufgezeigt werden.

Zuerst wurden die Homepage und die ausgeschriebenen Dienstleistungen der Gemeinde erfasst. Mit diesen Informationen wurde der Leitfaden für qualitative Interviews erstellt und durchgeführt. Die Informationen aus dem Interview wurden in Dossiers gespeichert. Mit diesen wurden dann alle erfassten Informationen in den Governanceplan eingepflegt. Anhand der Daten und Analysen wurden mit Hilfe der vorgegebenen Gesetze die Archivierungsgrundlagen aufgezeigt. In einem weiteren Schritt wurde anhand Literatur Unterstützung zur Erstellung und Einführung einer neuen Dateiablage und Benennung der Dateien geboten.

Für die Gemeinde Biberist wurde der Governanceplan mit einer Systemlandschaft, einer Prozesslankarte, Informationen zu verwendeten Daten pro Software, sowie einer Dokumentation zu den jeweiligen Dateiablagen erweitert. Um für den Herbst eine erste Vorbereitung treffen zu können wurden Bestimmungen zu Archivierungsgrundlagen gesammelt und erfasst. Für eine zum Teil angefangene und zum Teil bevorstehende Überarbeitung der Dateiablage wurde ein Vorschlag zum Aufbau und zur Einführung einer Dateiablage dokumentiert und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Durch die Gespräche und Präsentationen konnten etliche Mitarbeitende auf die Dateiablage aufmerksam gemacht und sensibilisiert werden.