Seit mehreren Jahren kämpft das «Haus zum Seewadel» mit ihrem in die Jahre gekommenen Dokumenten-Management-System (DMS). Dieses DMS hat sehr wenige Funktionen und ist mühsam zu bedienen und zu aktualisieren. Nun hat die FHNW im Rahmen einer Bachelor-Thesis den Auftrag bekommen, eine Evaluation eines neuen Dokumenten-Management-Systems (DMS) durchzuführen.

Dafür wurde ein bereits erarbeitetes Lastenheft (Pizzipaolo, 2017) an fünf sorgfältig ausgewählte DMS-Anbieter verschickt und gebeten, es auszufüllen und eine Offerte zu erstellen. Danach wurden die DMS-Anbieter eingeladen, das DMS beim «Haus zum Seewadel» zu präsentieren. Mit dem Lastenheft, Offerte und der Anbieter Präsentation wurden die verschiedenen Anbieter und DMS evaluiert. Zuerst wurden mit einer gewichteten Entscheidungsmatrix alle Anbieter direkt verglichen. Der Score von der gewichteten Entscheidungsmatrix wie auch die Kosten im ersten Jahr und eine NPS-Referenzinstallations-Bewertung wurden in einem Blasen-Diagramm dargestellt (siehe Abbildung).

In der Abbildung (rot eingefärbt) sieht man, dass zwei Anbieter besonders gut abgeschnitten haben. Dabei hat der Anbieter „new-win“ den besseren Preis angeboten hat und „isolutions“ eine minim bessere Bewertung bei der Entscheidungsmatrix-Score erhalten hat. Weil „new-win“ spezialisiert ist auf die Gesundheitsbranche, günstigen Preis offeriert hat, den zweitbesten Entscheidungsmatrix Score erhalten hat und zusätzlich überzeugt hat bei der finalen SWOT-Analyse, wird „new-win“ für das „Haus zum Seewadel“ empfohlen.