Die Rechnungen der SGV liegen als Kopien aus MS Word oder Excel in Ordnern in einer Offenpostenbuchhaltung vor. Aufgrund eines Updates bei ihrer Versicherungsapplikation unterstützt diese das manuelle Erstellen von gewissen Rechnungen nicht mehr. Daher sieht sich die SGV gezwungen, eine integrierte Debitorenbuchhaltung einzuführen. Ebenfalls existiert kein einheitliches Rechnungslayout für die einzelnen Abteilungen der SGV, was wünschenswert wäre.

Zu Beginn der Arbeit wurde eine Ist-Analyse durchgeführt. Danach wurde ein Vorschlag für ein einheitliches Rechnungsdesign gemacht und verfeinert bis zu einem endgültigen Layout. Es wurde eine Rechnungsnummerierung anhand einer Entscheidungsmatrix empfohlen sowie eine Empfehlung zur Fragestellung zentraler oder dezentraler Rechnungserstellung abgegeben. Während der Arbeit wurde ein Debitorenstamm und ein Artikelstamm inklusive Buchungsmatrix entwickelt, was für eine funktionierende Debitorenbuchhaltung notwendig ist. Anhand einer Internetrecherche wurde die Möglichkeit einer Schnittstelle zu einem Nachbarsystem untersucht.

Das vorgeschlagene Dokumentenlayout wurde angenommen und liegt derzeit beim Informatikpartner zur Umsetzung vor. Der Debitorenstamm und der Artikelstamm sind einsatzbereit im ERP-System vorhanden und können benutzt werden. Die Empfehlungen für eine Rechnungsnummerierung und für eine zentrale Rechnungserstellung liegen beim Auftraggeber vor. Grundsätzlich ist eine XML-Schnittstelle zum Nachbarsystem möglich. Dies wurde dem Auftraggeber mitgeteilt. Nach der Implementation des Rechnungslayouts und den Anpassungen im System "Navision" ist eine Einführung der neuen Prozesse in den alltäglichen Betrieb möglich.