Bei bestehenden Kapazitäten können zusätzliche Betreuungen für die ordentlich angemeldeten Kinder durch deren Eltern gebucht werden. Solche spontane Anfragen werden per Telefon oder E-Mail gestellt und durch die Kita-Mitarbeitenden manuell bearbeitet. Dieser Prozess ist sehr zeit- und kostenaufwändig. Damit die Eltern direkt sehen können, welche Betreuungstage bzw. Betreuungsmodule noch nicht ausgelastet und buchbar sind, wünscht sich die K&F KiTS GmbH eine Online-Lösung (eventuell eine App) für automatisierte Zusatzbuchungen und deren direkte Verrechnung.

Das Projekt wurde in mehrere Phasen aufgeteilt. Zuerst wurden die Anforderungen mittels Interviews und Fragebögen erfasst und priorisiert. Als nächstes wurden in einer Marktanalyse potenzielle Lösungen und Anbieter selektiert und kontaktiert. Danach wurden die Offerten mittels ausgesuchten Kriterien bewertet. Im Verlauf der Arbeit fand ein Status-Meeting mit den Beteiligten des Projektes statt, in dem die bisherigen Ergebnisse des Projektes beurteilt wurden. In dem abschliessenden Meeting wurde dann das Ergebnis des Projektes aufgezeigt und eine Lösung präsentiert.

Es gibt nur wenige Anbieter, die ein Verwaltungssystem mit einem Buchungstool im Bereich der Kinderbetreuung anbieten. Im Rahmen der Arbeit konnten nur zwei Softwarelösungen gefunden werden, die einen hohen Grad der Prozessautomatisierung bei Zusatzbuchungen aufweisen. Aufgrund der Bewertung der Offerten wird eine dieser Lösungen aufgrund folgender Vorteile empfohlen: Erstens ist der Buchungsprozess fast 100% automatisiert, wobei die Fakturierung durch die Kita freigegeben werden muss. Zweitens bietet diese Lösung einfach bedienbare Apps für die Eltern und die Mitarbeitenden an. Drittens ist das Preis-Leistungsverhältnis dieses Buchungssystems verglichen zu den Konkurrenten als sehr gut zu bewerten.