Das aktuelle ERP-System ist in der Unternehmung seit 2007 im Einsatz. Die Handhabung, die Weiterverarbeitung von Daten und die Wartezeiten bei Supportfällen ist für die Benutzer/innen heute unbefriedigend. Die Software bietet wenig Unterstützung im Kundenbeziehungsmanagement CRM, beim Generieren von kennzahlenbasierten Analysen und bei der Erstellung von spezifischen Berichten. Essenzielle Anforderungen und Bedürfnisse im operativen Tagesgeschäft werden damit nicht abschliessend bedient.

Auf Basis eines erarbeiteten Kriterienkatalogs wurden während zwei Analysetagen die Zielgruppen beim Auftraggeber interviewt. Die gewonnenen Bedürfnisse und Muss- sowie Soll-Anforderungen wurden in einem Lastenheft (Fragekatalog) festgehalten. Mögliche ERP-Anbieter wurden eingeladen, ihre Produkte aufgrund des vorgelegten Lastenhefts vorzustellen. Die eingereichten Informationen wurden anschliessend in einer Nutzwertanalyse verglichen und in einem objektiven Verfahren bewertet. Zusätzliche Kriterien wie Preise, qualitative Aspekte und Supportleistungen flossen ebenfalls in die Beurteilung ein.

Von den insgesamt 57 angefragten ERP-Anbietern kamen 5 in die engere Auswahl. Ein ERP-System hebt sich in der Nutzwertanalyse deutlich von den anderen ab. Dieses deckt die Muss-Anforderungen zu 100 % und die Soll-Anforderungen zu 94 % ab. Dabei sind die Kosten der cloudbasierten ERP-Lösung im Vergleich zu den anderen Anbietern sogar am tiefsten. Die Vorstellungen an die Qualität und Supportleistungen werden ebenfalls vollumfänglich abgedeckt. Mit diesem ERP-System kann die Unternehmung ihre Kern- und Unterstützungsprozesse effizient und wirtschaftlich abwickeln. Analysen und Berichte können ohne Medienbrüche erstellt und definierten Zielgruppen zur Verfügung gestellt werden. Mit dem positiven Entscheid für die vorgeschlagene, cloudbasierte ERP-Lösung setzt die Unternehmung auch auf einen kompetenten, lösungsorientierten und modernen Partner. Der finale Entscheid für eine definitive Durchführung liegt aktuell noch nicht vor. Mit dem erstellten Umsetzungsplan wird eine späterer Systemwechsel ohne weitere Probleme durchführbar sein.