Die Organisation des Auftraggebers erfüllt vielerlei gesetzliche Aufträge in unterschiedlichen Bereichen (u.a. Energie, Abfall & Rohstoffe, Lärmschutz, Gewässer & Boden) und hat dazu um die 40 dedizierte Einzel-Anwendungen im Einsatz. Zukünftig soll eine Applikation als Plattform in der gesamten Organisation genutzt werden. Diese wird im Zuge des Lifecycle-Programms seit April 2021 eingeführt. Die Ablösungen der unterschiedlichen Applikationen soll möglichst strukturiert und ressourcenschonend gemacht werden können.

In einem ersten Schritt wurde die Applikationsliste der Organisation geprüft und Vorschläge zu Anpassungen der Liste erarbeitet. So konnte eine grobe Übersicht zur Applikationslandschaft gewonnen werden. Mithilfe von Interviews mit Applikationsverantwortlichen und dem Realisierungspartner der neuen Lösung wurden im zweiten Schritt die Teilabschnitte des Leitfadens erarbeitet. Der Leitfaden wurde schlussendlich mit einer applikationsverantwortlichen Person aus der Organisation getestet. Aus diesem Test wurden Anpassungen und Ergänzungen am Leitfaden eingearbeitet.

Durch die Vorschläge zur Applikationslandschaft-Liste konnte die Aussagekraft dieser erhöht werden und wichtige Punkte für eine zukünftige Ablösung können zentral erfasst werden. Der Leitfaden bietet durch die Strukturierung mittels einzelner Fragebögen, Beispielen und Vorlagen eine Anleitung für die verantwortlichen Personen. So werden wichtige Fragen nicht vergessen und der Standardisierungs-Grad kann erhöht werden. Zudem wird sichergestellt, dass die Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Weiter bietet der Leitfaden Anhaltspunkte zu möglichen Optimierungs-Chancen. Mithilfe einer Übersichtsgrafik zum Ablösungsprozess und einem RACI-Chart ist stets ein Überblick zu anstehenden Aufgaben und der Rollenverteilung gegeben. Als Endprodukt des Leitfadens kann dem Realisierungspartner ein Paket mit Anforderungen und Use-Cases übergeben werden.