Jährlich erstellen die Studierenden rund 500 öffentliche Management Summaries inklusive einer Illustration oder eines Videos ihrer Projektarbeiten. Die Studierenden füllen diese als PDF aus und stellen sie den Auftraggebenden und den Dozierenden zu. Diese überprüfen jeweils das Dokument und senden es an die Studierenden zurück. Dies geschieht hauptsächlich via E-Mails. Sobald das Dokument genehmigt ist, wird es auf Moodle hochgeladen. Danach wird es heruntergeladen und manuell auf einem Server abgelegt. Es gibt keine Möglichkeit, die Management Summaries zu durchsuchen und zu filtern.

Für ein genaueres Verständnis der Problemstellung, wurde zuerst ein Treffen mit sämtlichen Beteiligten durchgeführt. Danach wurden die technischen Möglichkeiten abgeklärt und der Projektauftrag erstellt, welcher die konkreten Ziele beinhaltet. Als nächstes wurde die Technologie erlernt und ein Prototyp entwickelt. Nach der Besprechung des Prototypen, wurde die finale Lösung erarbeitet. Details wurden weiterhin mit dem Auftraggeber besprochen, um eine Lösung nach Kundenwunsch zu erarbeiten. Zum Schluss wurde die Lösung getestet und ein Feedback eingeholt, um sie nochmals zu verbessern.

Dank der entwickelten Softwarelösung mit SharePoint, wird der Prozess grösstenteils automatisiert und der Arbeitsaufwand verringert. Über einen Link auf Moodle gelangen die Studierenden auf die SharePoint Plattform, wo das Formular online ausgefüllt und bearbeitet werden kann. Die Studierenden bleiben in ihrer gewohnten Umgebung. Die Dozierenden werden automatisch benachrichtigt, wenn ein Formular erstellt wurde und können das Formular gleich online begutachten, genehmigen oder zur Bearbeitung zurückschicken. Die Studierenden werden dann automatisch benachrichtigt. Sind Änderungen notwendig, können diese gleich online vorgenommen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, aus dem Formular auf SharePoint ein PDF zu generieren. Nach der Zustimmung der Auftraggeberschaft kann ein Häkchen im Formular gesetzt werden. Danach wird automatisch die Administration benachrichtigt, welche das Formular noch als letzte Instanz kontrolliert. Die vielen E-Mails sind nicht länger nötig und die Erfassung ist unkompliziert und vereinfacht den Prozess. Die Management Summaries können von den Dozierenden auf SharePoint eingesehen und gefiltert werden oder auch in Excel oder Access exportiert werden.