Im Prozess der Verkaufsförderungsmassnahmen sind mehrere Abteilungen eingebunden. Er besteht aus einer Vielzahl manueller Arbeitsschritte, was zu Ineffizienzen und einem hohen Fehlerpotenzial führt. Hochqualifizierte Mitarbeitende werden für nicht wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt. Besonders im Umfeld der finanziellen Freigaben ist das Fehlerpotenzial hochrelevant, da es sich um beträchtliche Summen handelt. Die Durchlaufzeit des Prozesses ist eine Herausforderung und schränkt die zeitliche Flexibilität für Änderungen an geplanten Massnahmen ein.

In einem ersten Schritt erfolgte eine Modellierung des Ist-Prozesses mittels der Business Process Model and Notation Methode. Anschliessend wurde der Prozess hinsichtlich eines bewussten Umgangs mit Ressourcen analysiert. Zusammen mit den erhobenen Bedürfnissen aus den Experteninterviews mit involvierten Personen wurde ein Soll-Prozess entwickelt. Zur besseren Verständlichkeit wurde ähnlich einer Synopse eine Prozessmodellierung der Veränderungen aufgrund der gemachten Analyse erstellt. Somit konnten konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung abgegeben werden.

Der Soll-Prozess dient zusammen mit den konkreten Handlungsempfehlungen als Konzept zur Umsetzung der Verbesserungen. Die Handlungsempfehlungen können als Ablaufoptimierungen, Automatisierungen von Teilschritten und Ansätzen aus dem Lean Management, welche Anwendung finden könnten, zusammengefasst werden. Unter den Ablaufoptimierungen können Massnahmen wie die Einführung eines Mastersheets und eine zentrale Ablagestruktur zur Gewährleistung der Informationszugänglichkeit verstanden werden. Weiter soll ein systemgestützter Workflow den Ablauf steuern. Einige der bisher manuell ausgeführten Prozessschritte haben Potenzial für eine Automatisierung mittels RPA. Den Kreis der involvierten Personen gilt es anhand der Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortungs-Methode (AKV) neu zu definieren. Um den Initialaufwand zu berücksichtigen, wurden verschiedene Umsetzungsvarianten konzipiert, die sich vom Minimum bis hin zum maximal Möglichen erstrecken. Die technische Umsetzbarkeit der empfohlenen Automatisierungen mittels verschiedenen Robotic Process Automation Softwares konnte bereits geprüft und bestätigt werden.