Besonders in Zeiten von COVID-19 und Homeoffice ist die Verarbeitung von physischen Aufträgen sehr aufwendig und umständlich. Diese dürfen aufgrund des Bankkundengeheimnisses nicht Zuhause verarbeitet werden und erfordern somit, dass die Aufträge vor Ort verarbeiten werden müssen. Die elektronische Verarbeitung ist nur durch zusätzlichen Personalbedarf möglich. Unvollständige Aufträge können nur mit erheblichem Mehraufwand ausgeführt werden. Des Weiteren haben die betreuenden Vertriebseinheiten keine Einsicht auf den aktuellen Status eines eingereichten Auftrages.

Für die Auftraggeberschaft ist ein Schritt in Richtung Strukturierung und Digitalisierung der Aufträge an die Vorsorgestiftung Sparen 3 sowie Freizügigkeitsstiftung sehr wichtig. Aus diesem Grund hat die Auftraggeberschaft den Autor beauftragt, die Anforderungen an einen strukturierten Prozess für die Bearbeitung von Aufträgen zu dokumentieren. Im Rahmen der Bachelor Thesis hat der Autor die Anforderungen mit verschiedenen Techniken ermittelt und anhand diverser Modelle dokumentiert. Zur Unterstützung wurde zudem eine Kontextanalyse an die zu entwickelnde Applikation durchgeführt.

Die angewendeten Ermittlungstechniken haben eine Vielzahl von Anforderungen hervorgebracht. Anhand des Lösungskonzepts hat der Autor verschiedene unterstützende Tools eingeführt und den Lösungsvorschlag einer Auftragsdatenbank mit einem Prototyp erarbeitet. Das Fernziel einer integrierten Lösung und Kunden-Selbstbedienungs-Schnittstelle ist sehr zeit- und kostenintensiv. Mit der Umsetzung gemäss Lösungsvorschlag könnte das Betreuungsteam Vorsorgestiftungen einen grossen Schritt in diese Richtung machen. Mittels Auftragsdatenbank könnte ein Grossteil physischer Aufträge zukünftig elektronisch verarbeitet werden. Dadurch könnte auf Bekanntem aufgebaut werden und es würde Vertriebsmitarbeitende sowie das Betreuungsteam Vorsorgestiftungen unterstützen. Der Versand der Aufträge müsste nicht mehr physisch von A nach B erfolgen. Dies wiederum reduziert die Durchlaufzeit enorm. Zudem wird die Qualität der Aufträge durch vordefinierte Eingabe- und Pflichtfelder gesteigert. Unvollständige Aufträge können einfach und ohne erheblichen Mehraufwand zur Vervollständigung zurückgewiesen werden. Eine Auftragsdatenbank könnte somit sämtliche Anforderungen abdecken und die definierten Ziele erfüllen.