Aktuell sind alle Verträge, Service Level Agreements und sonstigen Vereinbarungsdokumente an unterschiedlichen Speicherorten innerhalb der Firma digital abgelegt. Die Dokumente sind auf freigegebenen Netzwerken, separaten Laufwerken, sowie auch auf dem internen Dokumentenmanagementsystem verteilt. Auch die Handhabung dieser Dokumente unterscheidet sich zwischen den Abteilungen. Die Avectris bietet für Kunden Vertragsmanagement in Form einer Webapplikation an. Diese Software soll nun auch innerhalb der Avectris eingesetzt werden, um die gestiegenen Unternehmensbedürfnisse erfüllen zu können.

Gestartet wurde mit der Aufnahme der IST-Analyse und den Anforderungen an das zukünftige Vertragsmanagement durch Interviews der relevanten Stakeholder. Basierend auf Feedbacks wurde eine GAP-Analyse durchgeführt und die priorisierten und genehmigten Anforderungen wurden dem internen Entwicklungsteam übergeben, von diesem umgesetzt und intern bereitgestellt. Parallel wurden ein Migrationskonzept und ein Vorschlag der künftigen Vertrags-Lifecycle-Prozesse erarbeitet. Mit diesen Lieferergebnissen und der Vertragsmanagementlösung wurde am Ende ein Proof of Concept erstellt.

Für dieses Projekt wurden drei Lieferergebnisse identifiziert und geliefert. Das erste Lieferergebnis war eine IST-Analyse. Zusätzlich zur Anforderungsaufnahme waren darin die Aufnahme der IST-Prozesse, Datenquellen, Vertragstypen sowie eine Datenbewertung enthalten. Im Zusammenhang mit der IST-Analyse galt es, eine GAP-Analyse zu erstellen, welche die noch zu implementierenden Anforderungen aufzeigte. Diese wurden priorisiert und die vom Projektsteuerungsgremium genehmigten Anforderungen wurden an das interne Entwicklungsteam übergeben. Das zweite Lieferergebnis waren der künftige Lifecycle-Management-Prozess und das Migrationskonzept, welches aufzeigt, wie bestehende Verträge in die neue Lösung migriert werden. Darin enthalten sind unter anderem die Prozessrollen und dazugehörigen Berechtigungen, Identifikation der Migrationsobjekte inklusive Datenanalyse, Erarbeitung von zwei Migrationsvarianten mit je einem Migrationsplan sowie einer Machbarkeitsbewertung der zwei Migrationsvarianten. Das dritte Lieferergebnis war der Proof of Concept. Damit wurden die anderen Lieferergebnisse in die neue Lösung integriert und es wurde ein Demo-Drehbuch zu Demonstrationszwecken erarbeitet.