In der aktuellen Geschäftsverwaltungssoftware JURIS werden die Geschäfte elektronisch geführt. Zusätzlich werden Papierakten geführt, die als vollständig gelten. Im Zuge der Ablösung der Software JURIS durch JustThis soll auf eine rein elektronische Aktenführung umgestellt werden. Es stellen sich Fragen bezüglich Aufbewahrungs- und Löschfristen, Scanning der Papierakten, Akteneinsichten und Eingaben an Behörden. Um eine reibungslose Übergangsphase von Papierakten zur rein elektronischen Aktenführung zu gewährleisten, müssen diese Fragen prozessual und rechtlich abgeklärt sein.

Für die Analysephase wurde eine Literaturrecherche durchgeführt, um die rechtlichen Fragen sowie gesetzlichen Vorgaben zu Akteneinsicht und Behördeneingaben zu klären. Interviews mit Experten anderer Behörden gaben Aufschluss über die dort angewandten Digitalisierungsprozesse. Anschliessend wurden bestehende Digitalisierungsprozesse analysiert, vorrangig der bestehende Prozess beim MIKA. Aufgrund der vorgängigen Analyseergebnisse wurden die Prozesse für die Digitalisierung vor sowie nach dem Systemwechsel, die Akteneinsichtnahme sowie die Behördeneingaben gestaltet.

Die vorliegende Rechtsanalyse bietet den Anwender/innen ein gutes Handbuch, um sich bei aufkommenden Fragen zu vergewissern, ob und wieso die vorgeschlagenen Prozesse nach geltendem Recht in Ordnung sind. In der Prozessanalyse wurde spezifischer auf Fragen der Digitalisierung eingegangen und jeweils verschiedene Lösungsoptionen aufgezeigt. Die schliesslich aufgrund der Rechts- und Prozessanalyse erarbeiteten Prozesse und deren Beschreibungen befähigen die Mitarbeiter dazu, eine Schätzung zum Zusatzaufwand durch das Scanning der Papierakten vorzunehmen und entsprechende Schritte zur Personalbeschaffung einzuleiten. Ebenso können die Prozesse genutzt werden, um das System JustThis so anzupassen, dass der Ablauf in dieser Form durchgeführt werden kann. Es wurden verschiedene zusätzliche funktionale Anforderungen eruiert, welche implementiert werden müssen. Als Endergebnis der Arbeit konnten vier Prozesse für die Digitalisierung der Akten und den Umgang mit den elektronischen Akten modelliert werden. Diese basieren auf einer Rechtsgrundlagenanalyse und einer Analyse von bestehenden Digitalisierungsprozessen und verschiedenen Lösungsansätzen verschiedener Aspekte der Digitalisierung.