Viele Mitarbeiter haben einen befristeten Arbeitsvertrag, weshalb die Fluktuation hoch ist. Je nach Person, Projekt oder Sponsor gibt es verschiedene Vorgehensweisen bei der Daten- und Dokumentenverwaltung. Auch die Cloud wird je nach Person unterschiedlich oft in Anspruch genommen. Für den gleichen Arbeitsschritt wird unterschiedliche Software verwendet. Deshalb soll eine Guideline für das Daten- und Dokumentenmanagement erarbeitet werden.

Mehrere Personen wurden interviewt. Zuerst wurden allgemeine Fragen gestellt, um einen Überblick über die IST-Situation zu erhalten. Später wurde der Scope auf das Erstellen und Publizieren von wissenschaftlichen Publikationen ("Papers") eingegrenzt. Die Erstellung und Publikation von Papers wurde in drei Phasen eingeteilt, die in weitere Zwischenschritte unterteilt wurden. Danach wurden zu den einzelnen Zwischenschritten Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Die Nutzung von Cloud-Lösungen wurde ebenfalls analysiert und optimiert. Abschliessend wurden die Phasen und Zwischenschritte mit BPMN modelliert.

Die IST-Analyse zeigt die gegenwärtige Situation dieser Forschungseinrichtung. Die zahlreichen Optimierungsvorschläge dienen als Anregung und können umgesetzt werden, damit die Verwaltung von Daten und Dokumenten mehr vereinheitlicht wird. Die Nutzung der Cloud soll gefördert werden, in dem man gemeinsam genutzte Daten an einem Ort speichert und die verschiedenen Cloud-Tools in den Arbeitsalltag integriert. Die Modellierungen der drei Phasen und der Zwischenschritte erhöhen die Transparenz und dienen den Mitarbeitern als eine Gedankenstütze. Die Modellierung kann erweitert und verfeinert werden.