Die Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben eine Verfahrensdokumentation vor. Für kommende Audits/Prüfungen wurde eine aktuelle Dokumentation benötigt. Diese dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen für die Erfassung, Verarbeitung, und Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Zudem wurden die laufenden und geplanten Optimierungsarbeiten analysiert und auf weitere Optimierungsmöglichkeiten geprüft.

Für die Erstellung der Verfahrensdokumentation wurden aus den GoBD die Vorschriften und Inhaltsanforderungen der Verfahrensdokumentation entnommen. Alle benötigten Informationen zur Gestaltung des Inhalts wurden vom Unternehmen zur Verfügung gestellt. Die laufenden Optimierungsarbeiten am Invoice Prozess wurden aufgenommen und analysiert. Gestützt durch Fachliteratur und gezielter Methodik wurde analysiert, welche Möglichkeiten zu weiteren Optimierungen bestehen.

Die Unternehmensprozesse wurden mit dem heutigen Standard BPMN 2.0 neu modelliert und anhand der bestehenden Prozessbeschreibungen mit Informationen angereichert. Für die Verfahrensdokumentation wurde eine Tabelle ausgedacht, die den Anforderungen der GoBD entspricht und der Übersicht und Verständlichkeit Dritter dient. Die Prozessschritte der Modelle sind neu nummeriert worden und folgen den passenden Beschreibungen in der nächsten Spalte. Jeder Prozess ist in solch einer Tabelle festgehalten. Die fertige Verfahrensdokumentation kann unabhängig von dieser Arbeit als ein eigenständiges Dokument gesehen und als Grundlage für Audits verwendet werden. Die laufende Optimierung wurde mit Hilfe von Erkenntnissen aus der verwendeten Fachliteratur als optimal eingestuft. Die Optimierung wird dabei mit verschiedenen Ansätzen und Methoden betrachtet, um Aufschluss über weitere Optimierungsmöglichkeiten zu liefern. Dabei werden zusätzlich Denkanstösse zur Generierung eines Zusatznutzens vermittelt, der über die reine Prozessoptimierung hinausgeht.