Durch die Weiterentwicklung der Organisation und ein neues Servicemodell im Informatikbereich veränderten sich die Aufgaben im Configuration & Asset Management Team während der letzten Jahre. Unter anderem deshalb wurde der in sich funktionierende dokumentierte Prozess nur selten aktualisiert. Eine umfassende Analyse der Tätigkeiten hat schon länger nicht mehr stattgefunden. Übergeordnetes Ziel ist somit eine gesamtheitliche Analyse und Überarbeitung des Configuration & Asset Management Prozesses mit dem Fokus, den Arbeitsalltag im Team effizienter und effektiver auszurichten.

Basis für das Vorgehen dieser Arbeit ist Action Design Research: die Methode erlaubt die Erarbeitung eines wissenschaftlichen Vorgehens in Kombination mit der Lösung eines konkreten Problems des Auftraggebers. Die enge Zusammenarbeit mit den in der Praxis involvierten Mitarbeitern steht bei dieser Methode im Zentrum. Das verwendete Vorgehen zur Prozessoptimierung ist eine Verbindung von Business Process Reengineering und Business Process Improvement. So werden die Vorteile der beiden Herangehensweisen bestmöglich genutzt und die jeweiligen Nachteile kompensiert.

Die erarbeitete Vorgehensweise wurde Schritt für Schritt bei der Optimierung des Configuration & Asset Management Prozess angewendet. In enger Zusammenarbeit mit dem Team wurde der Prozess zuerst komplett neu definiert. Dazu wurden die Ergebnisse eines gemeinsamen Brainstormings strukturiert, in sechs Teilprozesse gruppiert, beschrieben und grafisch dargestellt. Daraus ergaben sich diverse Automatisierungsmöglichkeiten mit dem Ziel, den Prozess für die Mitarbeitenden zu vereinfachen. Aus der anschliessenden Analyse des seit Jahren bestehenden Prozesses resultierten tätigkeitsübergreifende Problemstellungen. Die Erkenntnisse dieser beiden Herangehensweisen – der kompletten Neu-Definition sowie der Analyse des bestehenden Prozesses – wurden dann kombiniert. Dies umfasste das Ergänzen des neu definierten Prozesses mit bestehenden optimierten Tätigkeiten. Die rein theoretische Erarbeitung eines Prozesses ist aber nur der Anfang der Optimierung: anschliessend wurde die konkrete Umsetzung geplant und die Implementierung und Verbesserung beschrieben. Die Informatik hat mit dem optimierten Prozess und dem konkreten Umsetzungsplan die Basis für einen effizienten und effektiven Configuration & Asset Management Prozess.