Die Rückforderung von beruflichen Auslagen und dem damit verbundenen Spesenprozess ist für viele Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung. Nicht eindeutig definierte gesetzliche Anforderungen und die Frage nach der Freigabeverantwortung erschweren die Umsetzung. Der aktuelle Spesenprozess von einem Software Engineering Unternehmen ist mit vielen Medienbrüchen verbunden, hat einen hohen manuellen Inputbedarf, wird in Papierform durchgeführt und ist aus diesen Gründen ineffizient und fehlerhaft. Darüber hinaus sind die internen Richtlinien für Freigaben nicht optimal abgebildet.

Eine Stakeholder Analyse sowie die Erhebung der Anforderungen wurden mit Interviews und einem Design Thinking Workshop durchgeführt. Zusammen mit der Analyse des Ist-Zustandes konnte damit aufgezeigt werden, an welchen Stellen der Prozess optimiert und verändert werden muss. Eine Handlungsempfehlung mit verschiedenen Lösungskonzepten zeigte, welche Möglichkeiten das Unternehmen hat, den Hauptspesenprozess zu verbessern und zu digitalisieren. Das abschliessende Grobkonzept mit Kostenschätzung diente dazu, einen Umfang der Funktionen zu definieren.

Die Digitalisierung der Spesenerfassung unterliegt vielen gesetzlichen Anforderungen. Ein neuer Soll-Prozess soll die Situation für das Unternehmen nicht nur in Bezug auf die Digitalisierung, sondern auch in Bezug auf die Freigabe und den kontrollierten Feedbackworkflow deutlich verbessern. Die von der Auftraggeberschaft vorgegebenen Software Systeme die in den Lösungskonzepten verwendet wurden, konnten die gesetzlichen Anforderungen sowie die Anforderungen des neuen Soll-Prozesses nicht ausreichend erfüllen. Die Auftraggeberschaft entschied sich deshalb, den Fokus auf eine Eigenentwicklung zu legen. Ein im Rahmen dieses Projekts erstelltes Grobkonzept und eine darauf aufbauende Kostenschätzung zeigt dem Unternehmen auf, was eine selbst entwickelte Lösung mit dem Ansatz von Low Coding bedeuten und kosten würde. Low Coding ist vielversprechend für diese Art von Prozessen, da Web- und Mobile Applikationen in einer kürzeren Entwicklungszeit erstellt werden können. Die dafür notwendige Lizenz ermöglicht es ausserdem, zusätzliche Applikationen zu erstellen und damit weitere Prozesse zu digitalisieren und bei Bedarf zu verbessern.