Die Lernenden, die ihre Ausbildung in einer der Partnerfirmen absolvieren, dokumentieren ihre Arbeitszeiten und Absenzen mittels dem ihnen zur Verfügung gestellten Formular oder mit dem Zeiterfassungssystem der Partnerfirma. In den vergangenen Jahren hat die Abwicklung des Prozesses der Monatszeiterfassungen gezeigt, dass es bei der manuellen Übertragung der Angaben in das eigene System häufig zu Fehlern kam. Ebenfalls wurden die Monatszeiterfassungen von den Lernenden teilweise inkorrekt ausgefüllt sowie weitere Unterlagen wie Arztzeugnisse und Unfallmeldungen wurden nicht fristgerecht eingereicht. Die Folge davon war, dass die Abwicklung sehr viel Kapazität in Anspruch nahm.

Zunächst wurde eine Analyse beim bestehenden Prozess durchgeführt. Das bestehende Pilotprojekt, welches bereits im Vorjahr von der HR-Abteilung angestossen wurde und einen neuen Ansatz für die Erfassung der Arbeitszeiten darstellt, wurde in Form von Interviews untersucht. Im Rahmen des Pilotprojektes wurde einer Partnerfirma das Zeiterfassungssystem des Ausbildungsunternehmens zur Verfügung gestellt und es sollte ermittelt werden, ob das System künftig anstelle des Formulars eingesetzt werden soll. Ebenfalls wurde eine Umfrage ausgearbeitet, um einen neuen Ansatz der möglichen Datenübermittlung zwischen den Zeiterfassungssystemen zu prüfen.

Die Untersuchung des Prozesses hat ergeben, dass Massnahmen aus differenten Eckpunkten festgelegt werden können, um die künftige Abwicklung effektiver und effizienter zu gestalten. Während die Auswertung der durchgeführten Interviews eine weitere Perspektive auf den bestehenden Prozess ermöglicht hat, konnten auch Erkenntnisse über das Pilotprojekt gesammelt werden. Der Einsatz des Systems sollte aus Sicht der Partnerfirma beibehalten werden, da es wesentliche Vorteile mit sich bringt. Die Ergebnisse der Umfrage sollen einerseits genutzt werden, um weitere Rückmeldungen über den bestehenden Prozess zu erhalten sowie um den Ansatz der elektronischen Übermittlung der Angaben zwischen den Partnerfirmen und dem Ausbildungsunternehmen umfassend zu prüfen. Der Nutzen für die Auftraggeberschaft liegt darin, dass die definierten Massnahmen entsprechend umgesetzt werden können und die Erkenntnisse sowie die Umfrage dazu verwendet werden, um weitere Ansätze auszuarbeiten. Folglich soll damit die Zusammenarbeit mit den über 120 Partnerfirmen sowie 1'000 Berufslernenden gestärkt werden.