Die Ausgangslage ist in den verschiedenen Bereichen der Berufsschule Lenzburg unterschiedlich. Die Prozesse und Tätigkeiten in der Administration und auch in der Schulleitung sind momentan durch viel Papier geprägt. Ebenfalls ist keine elektronische Archivierung im Einsatz, somit werden die zu archivierenden Dokumente im Archiv in Papierform aufbewahrt. Auch die Kommunikation innerhalb der Berufsschule ist stark auf Papierabläufen aufgebaut. Wo möglich, werden Dokumente zwar heute schon zentral in einem Mitarbeiterportal hinterlegt, jedoch ist die effektive Nutzung durch die Mitarbeitenden noch nicht zufriedenstellend.

Die IST-Situation wurde mittels qualitativer Interviews erhoben, in einer SWOT-Analyse zusammengefasst und den beteiligten Personen an der Zwischenpräsentation vorgestellt. In einem Workshop wurden anschliessend die Anforderungen an ein zukünftiges System erfasst und eine SOLL-Systemlandschaft mittels Archimate Modelling entworfen. Die Einführung einer zukünftigen Lösung wurde ebenfalls in einem Workshop besprochen und die mögliche organisatorische Umsetzung geklärt. Mittels BPMN 2.0 wurden Beispielprozesse für die Einführung erfasst.

Einerseits wurden Grobanforderungen an ein System als funktionale Anforderungen erfasst und dokumentiert. Andererseits wurden in Form eines Dokumentenleitfadens inklusive Archivierungsrichtlinien die Grundlagen für eine spätere Einführung gelegt, welche die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Dies ermöglicht eine schnellere Umsetzung mit dem zukünftigen Softwarepartner. Die Berufsschule Lenzburg erhält eine Roadmap, welche die Einführung, unabhängig von der Software-Wahl, begleitet und einen Terminvorschlag für die Umsetzung enthält. In einem nächsten Schritt kann die Berufsschule ein geeignetes Tool, welches in der ebenfalls neu erstellten Marktübersicht ersichtlich ist, beschaffen und die digitale Transformation vorantreiben.