Die Organisation bündelt das Einkaufsvolumen ihrer Mitglieder und ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die Mitgliederdaten werden bislang in einer Excel-Liste sowie ergänzend in einem Content-Management-System und in Microsoft Teams geführt. Diese Fragmentierung erschwert eine konsistente, aktuelle Datenhaltung, verursacht manuellen Mehraufwand bei der Erfassung und Pflege und bietet den Mitgliedern keine Möglichkeit, ihre eigenen Daten selbst einzusehen oder zu aktualisieren.

Auf Basis einer Ist-Analyse, einer theoretischen Herleitung sowie ergänzenden Experteninterviews und Best-Practice-Gesprächen mit vergleichbaren Organisationen wurde ein Anforderungskatalog entwickelt und von der Auftraggeberschaft gewichtet. Ein Marktscreening identifizierte geeignete Systeme, die anschliessend mittels einer Nutzwertanalyse bewertet wurden. Eine Empfindlichkeitsanalyse mit dreizehn Szenarien prüfte, wie stabil das Ergebnis gegenüber unterschiedlichen Gewichtungen ist.

Die Bewertung zeigt ein robustes Bild: Ein spezialisiertes digitales Verwaltungssystem erzielt den höchsten Nutzwert und behauptet diesen Spitzenplatz in sämtlichen dreizehn Szenarien der Empfindlichkeitsanalyse. Ausschlaggebend sind eine einheitliche, dublettengeprüfte Datenstruktur sowie eine konfigurierbare Selbstpflege der Stammdaten durch die Mitglieder, ergänzt durch ein abgestuftes Berechtigungskonzept. Drei weitere geprüfte Systeme bilden ein annähernd gleichwertiges Mittelfeld. Da die Arbeit entscheidungsvorbereitend angelegt ist und belastbare Kostenangaben erst über individuelle Offerten vorliegen, steht die Empfehlung unter dem Vorbehalt einer Produktdemonstration, einer strukturierten Offerteinholung und der vertraglichen Absicherung des Datenschutzes und Hosting-Standorts. Die Arbeit liefert der Organisation darüber hinaus einen wiederverwendbaren, gewichteten Anforderungskatalog und macht die Mitgliederverwaltung erstmals systematisch dokumentierbar.