In der Organisation entstehen zahlreiche geschäftsrelevante Unterlagen, etwa Protokolle, Beschlüsse, Weisungen, Vorlagen, HRM-Grundlagen, Finanzunterlagen und rechtliche Dokumente. Diese Unterlagen werden über mehrere Systeme und Ablageorte bearbeitet. Für den Arbeitsalltag ergeben sich dadurch zentrale Anforderungen an gültige Versionen, führende Ablageorte, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen, Aufbewahrung und Archivierung.

Die bestehende System- und Ablagelandschaft wurde analysiert und mit Grundlagen zu GEVER, Records Management, Datenschutz und Informationssicherheit abgeglichen. Daraus wurden Schwachstellen und Anforderungen abgeleitet. Der Anforderungskatalog wurde mit der Auftraggeberschaft validiert und in 13 Muss-, 10 Soll- und 9 Kann-Anforderungen gegliedert. Anschliessend wurden mögliche GEVER-, DMS- und ECM-Lösungen mit einer gewichteten Nutzwertanalyse bewertet.

Die Analyse zeigt, dass der zentrale Handlungsbedarf bei der verbindlichen Führung geschäftsrelevanter Unterlagen liegt. Eine zukünftige Lösung soll gültige Versionen, Dokumentenstatus, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen, Suche, Aufbewahrung und Archivierung systematisch unterstützen. Die Nutzwertanalyse ergab eine klare Spitzengruppe aus zwei GEVER-nahen Lösungen, die alle Muss-Anforderungen vollständig erfüllten. Eine DMS-/ECM-Lösung blieb als pragmatische Alternative relevant, insbesondere aufgrund von Office-Integration, Workflows, KI-Funktionen und möglichem On-Premise-Betrieb. Die Arbeit empfiehlt eine vertiefte Shortlist-Prüfung. Vor einem Beschaffungsentscheid sollten Kosten, Datenschutz, Betriebsmodell, Migration, Schnittstellen und eine praktische Erprobung mit konkreten Anwendungsfällen geprüft werden.