Ein Schweizer Universitätsspital richtete seine HR-Organisation neu aus und führte dazu ein Ticketing-System ein. Die abgebildeten HR-Prozesse basieren jedoch weitgehend auf bestehenden Abläufen. Dies zeigt sich auch beim Personalaustritt. Die Bearbeitung erfordert wiederholte Systemwechsel, Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte. Mehrere Prozessvarianten bestehen nebeneinander und sind nicht durchgängig standardisiert. Die Bachelorarbeit untersuchte deshalb, wie ein standardisierter, transparenter und systemgestützter Austrittsprozess fachlich gestaltet werden kann.

Das Vorgehen orientierte sich an der Design Science Research Methodology. Grundlage bildeten die Analyse interner Prozessdokumente sowie leitfadengestützte Interviews mit Fach- und Führungspersonen der HR-Einheiten. Die Prozessvarianten wurden in BPMN 2.0 modelliert und in einem gemeinsamen Workshop validiert. Eine strukturierte Schwachstellen- und Ursachenanalyse verdichtete die Ergebnisse. Darauf aufbauend wurde das Lösungskonzept iterativ entwickelt und abgestimmt. Die Anforderungen wurden aus den Analyse- und Gestaltungsergebnissen abgeleitet und mit der Auftraggeberschaft priorisiert.

Die Analyse identifizierte 18 Schwachstellen, die zu vier Handlungsfeldern verdichtet wurden. Kern des entwickelten Konzepts ist eine zentrale Falldokumentation. Darin wird jeder Austrittsfall von der Meldung bis zum Abschluss dokumentiert. Informationen, Bearbeitungsstände und Unterlagen werden an einem Ort gebündelt, Aufträge an die beteiligten HR-Funktionen automatisch verteilt. Die Prozessvarianten wurden zu einer standardisierten Prozesslogik harmonisiert, Sonderfälle werden über definierte Regeln abgebildet. Rollen, Zuständigkeiten und Übergaben sind festgelegt. Der priorisierte Anforderungskatalog umfasst 23 funktionale und sechs nicht-funktionale Anforderungen, zehn Anwendungsfälle konkretisieren die funktionalen Anforderungen. Für die Auftraggeberschaft entsteht eine fachlich abgestimmte, nachvollziehbar hergeleitete Gestaltungsgrundlage, die ein gemeinsames Prozessverständnis schafft, Interpretationsspielräume zwischen Fachbereich und IT reduziert und die technische Ausgestaltung vorbereitet. Das Konzept ist auf weniger Medienbrüche, weniger manuelle Schritte und höhere Nachvollziehbarkeit ausgerichtet. Die Wirkung zeigt sich nach der Einführung.