Bereits 2017 stuften 73.1 Prozent der Schweizer KMU die digitale Transformation als relevant ein, getrieben vom Wunsch nach optimierten Prozessen. Der Anspruch ist verbreitet, die Umsetzung scheitert jedoch häufig an knapper Zeit und fehlendem Know-how. Auch bei dem untersuchten Betrieb in Mellingen hat sich über Jahre eine funktionierende, an den Schnittstellen aber ineffiziente IT-Landschaft entwickelt. Daten wandern von Hand zwischen Systemen und Ablagen bestehen doppelt. Der Handlungsbedarf war schnell erkannt, dokumentierte Prozessgrundlagen oder eine Strategie fehlten noch.

Als qualitative Einzelfallstudie folgt die Arbeit dem BPM-Lebenszyklus. In einem moderierten Workshop mit dem gesamten Team wurden vier Kernprozesse offengelegt: Rechnungsversand, Steuererklärungen natürlicher Personen, laufende Mandatsbuchhaltung und MWST-Abrechnung. Dargestellt in BPMN 2.0 und analysiert entlang der acht Verschwendungsarten nach Schmelzer und Sesselmann. Aus den sichtbar gewordenen Schwachstellen entstanden mittels etablierter Redesign-Heuristiken dann die begründeten Soll-Prozesse.

Die Analyse deckt 15 Schwachstellen auf, die einem klaren Muster folgen. Identische Daten werden mehrfach erfasst, Ablagen doppelt geführt und nicht wertschöpfende Schritte beibehalten anstatt gezielt eliminiert. Daraus wurden zehn Massnahmen abgeleitet, nach Wirkung und Aufwand priorisiert und in einen Leitfaden mit drei Etappen überführt. Bemerkenswert ist, wie wenig neue Technologie es dafür braucht. Der Grossteil der Massnahmen stützt sich auf Werkzeuge, die im Büro bereits vorhanden und lizenziert sind. Sieben der zehn Massnahmen lassen sich kurzfristig und mit geringem Aufwand umsetzen, die eigentliche Investition besteht aus interner Arbeitszeit und dem Umsetzungswillen aller Beteiligten. Der Auftraggeberschaft liegt damit erstmals eine dokumentierte Prozessgrundlage vor, ergänzt um eine priorisierte und praxistaugliche Checkliste zur Umsetzung. Die freigesetzte Zeit erlaubt es, neue Mandate ohne zusätzliches Personal aufzunehmen und weitere Dienstleistungen anzubieten. Als strategische Ausbaustufe verdient die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems besondere Aufmerksamkeit.