Das Verfassen von Sitzungsprotokollen bindet in der Verwaltung wertvolle Ressourcen. Um das Personal zu entlasten, prüft das Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) des Kantons Bern die automatisierte Erstellung von Behördenprotokollen aus Audioaufnahmen. Die zentrale Herausforderung liegt in den strengen On-Premise-Rahmenbedingungen zur Einhaltung der Datenschutzklasse L2. Zudem erschweren Schweizer Dialekte, mehrsprachiges Code-Switching und spezifische Verwaltungsterminologien die automatische Spracherkennung und Textsynthese.

Basierend auf einem praxisorientierten Untersuchungsdesign wurden drei empirische Testreihen durchgeführt. Zunächst wurde die Transkriptionsgenauigkeit verschiedener Open-Source-Modelle bei schweizerdeutschen Sprachdaten evaluiert. Anschliessend erfolgte der Vergleich verschiedener Prompt-Architekturen auf einer lokalen Sandbox-Umgebung bezüglich Latenz, Struktur und Formatierung. Ergänzend wurden Python-basierte Vorverarbeitungsskripte mit einem kompakten Sprachmodell erprobt, um Fehlern bei Fachbegriffen und Namenskürzeln gezielt vorzubeugen und diese zu korrigieren.

Die Ergebnisse belegen die Machbarkeit einer On-Premise-Protokollierung unter strikter Einhaltung kantonaler Datenschutzvorgaben. Während die Spracherkennung mit Whisper eine solide Basis für Dialekte liefert, reduzieren modulare Multi-Prompt-Architekturen mit vorgeschalteten Denkschritten strukturelle Fehler und sichern die Stabilität. Durch den Einsatz gezielter Vorverarbeitungsskripte lässt sich die Fehlerquote bei komplexen Behördenbegriffen und Personenkürzeln entscheidend senken, ohne dass ein teures Modell-Tuning nötig ist. Für das Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) entsteht dadurch ein erheblicher Mehrwert: Der manuelle Protokollierungsaufwand lässt sich schätzungsweise um mehr als 50 Prozent reduzieren. Das KI-System liefert ein verlässliches Grundgerüst, wodurch sich die Arbeit der Mitarbeitenden primär auf die redaktionelle Prüfung und Freigabe verlagert. Die inhaltliche Letztverantwortung verbleibt konsequent beim Fachpersonal. Die erarbeitete Handlungsempfehlung bietet dem AGR eine klare Roadmap für die Weiterentwicklung und Integration des Protokoll-Composers.