In der Abteilung Sales B2B erfolgt die Einarbeitung derzeit durch situative Betreuung auf Basis von Checklisten, die sich stark auf fachliche Inhalte fokussieren. Eine klar definierte Struktur fehlt, was zu längeren Einarbeitungszeiten und Know-how-Verlust führen kann. Die interne Analyse zeigte, dass die Qualität der Einarbeitung stark von der betreuenden Person sowie der jeweiligen Abteilung abhängt und Standards uneinheitlich umgesetzt werden, wodurch Effizienz und Wissenstransfer beeinträchtigt werden.

Das Konzept wurde über mehrere Schritte entwickelt: fundierte Literaturrecherche, umfassende Analyse des Status quo, interne Umfrage (n = 29) und Interviews mit Vergleichsunternehmen. Die Umfrage deckte fehlende Struktur, uneinheitliche Standards, wenig Feedback und hohen Betreuungsaufwand im Tagesgeschäft auf. Ein Benchmarking mit zwei Vergleichsunternehmen und einem anonymisierten Grossunternehmen identifizierte Best Practices wie strukturierte, hybride Onboarding-Modelle, definierte Rollen (Buddy-System), Checklisten, Lernpläne, Feedbackzyklen sowie digitale Schulungstools.

Auf Basis der Erkenntnisse wurde ein optimiertes, modular aufgebautes Einarbeitungskonzept entwickelt, das individuell anpassbar ist, klare Strukturen schafft und gleichzeitig eine Standardisierung zentraler Elemente sicherstellt. Es entlastet bestehende Mitarbeitende, beschleunigt den Wissenstransfer und unterstützt eine schnelle Integration in die Unternehmenskultur. Kernstück ist das Buddy-System, das neue Mitarbeitende begleitet, den Lernprozess strukturiert und den Wissensaustausch fördert. Ergänzend werden innovative Massnahmen wie KI-gestützte Lernmodule und Schnuppertage in angrenzenden Abteilungen vorgeschlagen. Diese sollen die Einarbeitungsdauer verkürzen, die Produktivität steigern und die frühzeitige Identifikation mit dem Unternehmen ermöglichen. Durch die Kombination aus klarer Struktur, standardisierten Abläufen und individueller Anpassbarkeit bietet das Konzept eine nachhaltige Lösung für ein effizientes und motivierendes Onboarding.