Im untersuchten Unternehmen wird die Verarbeitung von rund 12’000 Eingangsrechnungen jährlich über ein digitales Workflow-Tool abgewickelt. Dennoch bestehen erhebliche Herausforderungen: Viele Arbeitsschritte müssen manuell korrigiert werden, Verantwortlichkeiten sind unklar und Schulungs- sowie Kontrollstrukturen fehlen. Ziel der Arbeit war es, diese Schwachstellen systematisch zu analysieren und praxisnahe Ansätze zur Effizienz- und Qualitätssteigerung zu entwickeln.

Die Analyse basierte auf einem Methodenmix: Der bestehende Prozess wurde systematisch analysiert, modelliert und dokumentiert. Ergänzend wurden neun qualitative Interviews mit Mitarbeitenden aus der Finanzabteilung sowie aus operativen Einheiten durchgeführt. Die Auswertung identifizierte sieben zentrale Problemfelder. Darauf aufbauend wurden konkrete Handlungsempfehlungen entwickelt und mithilfe einer Nutzwertanalyse bewertet. Zusätzlich wurde ein Softwarevergleich durchgeführt, um eine ERP-integrierte Lösung als mögliche Systemalternative zu prüfen.

Die Arbeit liefert eine fundierte Grundlage zur strukturierten Weiterentwicklung des Kreditorenprozesses. Die entwickelten Handlungsempfehlungen reichen von kurzfristig umsetzbaren Massnahmen bis hin zu strategischen Ansätzen mit längerfristiger Wirkung. Dabei stehen insbesondere die Verbesserung der Schulungsunterlagen, gezielte Systemanpassungen, eine klarere Prozessverantwortung sowie der Aufbau von Monitoringstrukturen im Zentrum. Ergänzend wurde aufgezeigt, dass eine ERP-integrierte Softwarelösung durch den Wegfall von Schnittstellen und die direkte Einbettung in bestehende Systeme einen vielversprechenden Ansatz für die zukünftige Ausrichtung darstellen kann. Eine vertiefte technische und wirtschaftliche Prüfung wird empfohlen. Die gewonnenen Erkenntnisse sind nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für andere dezentral organisierte Organisationen mit ähnlichen Herausforderungen in der Rechnungsverarbeitung von hoher Relevanz.