Die Fortschritte der neuen Technologien wie die künstliche Intelligenz schreiten schnell voran. Dank optimierter Prozesse können Unternehmen die Nachbearbeitungszeit um 30% reduzieren und somit erfolgreicher werden. Für KMU ist es jedoch oft aufgrund fehlender Mittel schwierig, einen hohen Digitalisierungsgrad zu erreichen. Zwei Drittel der Unternehmen betrachten den Datenschutz als die Hauptbarriere bei der Einführung von KI. Am 01.09.2023 ist das neue, revidierte Datenschutzgesetz in der Schweiz in Kraft getreten, welches sich stark an der europäischen Datenschutz-Grundverordnung orientiert

Die Untersuchung wurde in vier Schritten durchgeführt. Um ein genaueres Bild der aktuellen Situation zu erhalten, wurde zunächst der Ist-Zustand des Unternehmens analysiert. Hierzu hat man eine Befragung der Mitarbeitenden sowie eine interne Recherche mit Auswertungen von Kundendaten durchgeführt. Im nächsten Schritt ist für jeden gefundenen Prozess ein Soll-Konzept erstellt und visualisiert worden. Danach wurde gemäss den zu Beginn entwickelten Kriterien geprüft, ob eine Optimierung der Prozesse lohnend ist. Für diese wurden anschliessend Lösungsvorschläge erarbeitet.

Die Ergebnisse zeigen, dass auch in einem KMU ein hoher Bedarf an Prozessautomatisierung bestehen kann. Es wurden diverse Geschäftsprozesse identifiziert und untersucht. Aufgrund ihrer vielfältigen Relevanz und ihres Handlungsspielraums führten sie zu unterschiedlichen Schlussfolgerungen. Einerseits sind die Bedürfnisse von internen und externen Kunden zu berücksichtigen und zu priorisieren, andererseits sind je nach Anwendung strikte rechtliche Vorschriften zu beachten. Der Nutzen dieser Arbeit liegt in dem entwickelten Lösungsansatz für einen der analysierten Prozesse sowie in der Förderung des Know-hows des Personals in Bezug auf die Gewährleistung der Datenvertraulichkeit durch präzise Hinweise. Die finale Handlungsempfehlung beinhaltet die Auswahl eines passenden KI-Tools, einen Leitfaden zur praktischen Umsetzung – sowohl schriftlich als auch grafisch dargestellt – und eine anschliessende Bewertung des Testversuchs.