Ein international tätiges Schweizer Unternehmen aus der Genussmittelbranche sah sich mit ineffizienten, manuellen und nicht standardisierten Ein- und Austrittsprozessen konfrontiert. Die Abläufe waren intransparent und stark von individueller Initiative abhängig. Informelle Kommunikationswege, fehlende Mehrsprachigkeit und unterschiedliche Praktiken an verschiedenen Standorten führten zu Verzögerungen, Sicherheitsrisiken und einem erhöhten Koordinationsaufwand. Eine internationale Skalierung war unter diesen Voraussetzungen nur schwer umsetzbar.

Zur Verbesserung der Ein- und Austrittsprozesse wurde ein strukturiertes Vorgehen gewählt. Nach einer fundierten Literaturrecherche wurden elf leitfadengestützte Interviews mit relevanten Stakeholdern aus verschiedenen Abteilungen geführt. Ergänzend fanden Prozessbeobachtungen statt. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurde eine umfassende Analyse des Ist-Zustands erstellt, Schwachstellen identifiziert und ein Soll-Prozess modelliert. Dieser wurde prototypisch im bestehenden Workflow-System technisch umgesetzt und in mehreren Feedback-Runden mit den Beteiligten evaluiert.

Die Analyse offenbarte erhebliche Schwächen im bisherigen Prozess. Hoher manueller Aufwand, fehlende Nachvollziehbarkeit, unklare Rollenverteilungen und eine lückenhafte Aufgabenverfolgung erschwerten eine effiziente und sichere Abwicklung. Der entwickelte Soll-Prozess basiert auf einem digitalen Workflow im bestehenden IT-Service-Management-System. Dieser enthält automatisierte Aufgabenverteilungen, systemgestützte Erinnerungen, digitale Checklisten sowie eine klare Zuweisung von Zuständigkeiten. Die Lösung wurde modular und mehrsprachig aufgebaut und ist für den internationalen Einsatz geeignet. In der Evaluation bestätigten die Stakeholder eine deutliche Reduktion des Koordinationsaufwands, eine höhere Transparenz und eine verbesserte Prozesssicherheit. Der neue Prozess unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitenden, von der technischen Bereitstellung beim Eintritt bis zur kontrollierten Deaktivierung beim Austritt. Die Arbeit zeigt, wie ein digitaler und standardisierter Ablauf die Effizienz und Qualität in einem sensiblen Unternehmensbereich nachhaltig steigern kann.