Die bisherige Ablagestruktur der OfficeCare AG ist durch inkonsistente Benennungen, unübersichtliche Ordner und fehlende Archivierungsprozesse geprägt. Diese Schwächen führen zu langen Suchzeiten, redundanten Dateien und Unsicherheiten bei der Verwaltung von Releasen. Oftmals kommt es vor, dass nicht klar ist, welche Dateien aktuell oder vollständig sind. Diese Mängel beeinträchtigen die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden und erschweren die Datenverwaltung erheblich. Eine umfassende Überarbeitung der Struktur ist notwendig, um diese Probleme zu beheben.

Zunächst wurde die bestehende Ablagestruktur analysiert und Interviews durchgeführt, um Schwächen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Basierend auf den Ergebnissen wurden klare Namenskonventionen eingeführt und eine standardisierte Ordnerstruktur entwickelt. Mithilfe von Microsoft Power Automate wurden Workflows für die Archivierung, Wiederherstellung und Namensprüfung implementiert. Diese wurden in einer Testumgebung auf Funktionalität und Zuverlässigkeit geprüft. Ein OnePager wurde erstellt, um den Mitarbeitenden die Nutzung der neuen Struktur und Workflows zu erleichtern.

Die neue Ablagestruktur verbessert die Effizienz der Datenverwaltung erheblich. Klare Namenskonventionen und eine einheitliche Ordnerstruktur reduzieren Fehlerquellen und erleichtern die Navigation. Die automatisierten Workflows sorgen dafür, dass Prozesse wie die Archivierung und Wiederherstellung fehlerfrei und schnell durchgeführt werden können. Für die Mitarbeitenden bedeutet dies weniger Suchzeiten, eine klare Zuordnung von Dateien und eine höhere Produktivität. Schätzungen zeigen, dass die Suchzeiten um bis zu 50 % reduziert werden können, was Zeit- und Kostenersparnisse für das Unternehmen bringt. Darüber hinaus ist die neue Struktur skalierbar und flexibel, sodass sie wachsende Datenmengen und zukünftige Anforderungen problemlos aufnehmen kann. Mit der Einführung der neuen Struktur wird die Datenverwaltung langfristig konsistenter, effizienter und transparenter gestaltet. Dies entlastet die Mitarbeitenden und steigert die Qualität der Zusammenarbeit.