Ausgangslage der Arbeit ist das Ablagekonzept der Securiton AG und eine vorgängig durchgeführte Bachelorarbeit über die Anforderungen der Contrafeu AG an ein Dokumentenmanagementsystem. Ziel der Arbeit ist die Beantwortung der Frage, ob, mit welchem Aufwand und unter welchen Bedingungen das Ablagekonzept der Securiton AG auch bei der Contrafeu zu Anwendung kommen kann. Mithilfe einer Machbarkeitsstudie sollen technische, wirtschaftliche, operative und rechtliche Aspekte bewertet werden, um die Risiken, Kosten und den Aufwand einer Einführung abzuschätzen.

Die Arbeit basiert auf einer Kombination aus Literaturrecherche, Dokumentenanalyse und Experteninterviews. Ergänzend wurde eine gewichtete SWOT-Analyse durchgeführt, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der DMS-Implementierung systematisch zu bewerten. Die Datenbasis umfasst interne Dokumente der Contrafeu AG und der Securiton AG.

Die Untersuchung zeigt, dass die Übertragung des DMS-Konzepts grundsätzlich machbar ist, jedoch an spezifische Anforderungen der Contrafeu AG angepasst werden muss. Technisch gesehen ist die Integration von SharePoint Online möglich, erfordert jedoch die Entwicklung einer individuellen Schnittstelle zwischen Abacus und SharePoint, um eine einheitliche Datenstruktur zu gewährleisten. Wirtschaftlich lässt sich das Projekt durch eine Budgetplanung und frühzeitige Identifikation potenzieller Zusatzkosten realisieren. Operative Risiken, wie begrenzte interne Ressourcen und mögliche Akzeptanzprobleme der Mitarbeitenden, können durch gezielte Schulungen und eine schrittweise Einführung des Systems reduziert werden. Rechtliche Herausforderungen, insbesondere die fehlende Revisionssicherheit von SharePoint Online, erfordern zusätzliche Archivierungslösungen, um die Compliance sicherzustellen. Die Ergebnisse liefern eine Grundlage für die Planung und Umsetzung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Contrafeu AG.