Die Auftraggeberschaft verwaltet geschäftsrelevante Dokumente in digitaler und physischer Form, deren Struktur über Jahre gewachsen ist. Das Fehlen einheitlicher Strukturen erschwerte die Übersichtlichkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Ziel des Projekts war es, ein Archivierungs- und Löschkonzept zu erstellen mit dessen Hilfe die Verwaltung digitaler und physischer Dokumente verbessert und eine revisionssichere Archivierung vorbereitet wird.

Zunächst wurde die IST-Situation analysiert, d.h. digitale und Papierablagen und -archive wurden untersucht und das Ergebnis dokumentiert. Daraufhin wurden die Dokumenttypen der Dokumente bestimmt, ein Entity-Relationship-Model für die benötigten Metadaten erarbeitet und schliesslich ein Dokumentenspiegel erstellt. Anschliessend wurden durch einen Juristen für jeden Dokumenttyp (oder ggf. Sub-Typ) die rechtlichen Anforderungen für eine Archivierung bestimmt. Auf dieser Basis wurde schliesslich das Archivierungs- und Löschkonzept erarbeitet.

Das Archivierungs- und Löschkonzept gibt auf Basis des Dokumentenspiegels eine Übersicht über alle Dokumententypen und deren relevante Metadaten, wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen. Es bildet die Grundlage für die Bereinigung der physischen und digitalen Ablagen und Archive. Das Konzept enthält neben dem Dokumentenspiegel als wichtigsten Bestandteil, Handlungsempfehlungen zur Archivierung und Löschung von Dokumenten. So sollen z.B. Löschprotokolle die Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ermöglichen, periodische Kontrollen den Ablage- und Archivbestand beobachten oder definierte Rollen verantwortlich dafür sein, dass Ablagen und Archive aber auch das Archivierungs- und Löschkonzept à jour gehalten werden. Obwohl das Archivierungs- und Löschkonzept viele Aspekte der Dokumentenverwaltung abdeckt, konnten im Rahmen des Projekts nicht alle Facetten berücksichtigt werden. So sollte in einem nächsten Schritt der Dokumentenspiegel um die Angabe des Beginns/Auslösers für die Archivierungsdauer pro Dokumenttyp ergänzt werden. Weiter würde die Modellierung von Geschäftsprozessen zur Dokumentenverwaltung die Transparenz der Ablage und Archivierung weiter erhöhen.