Seit mehr als 20 Jahren wird dafür die ERP-Software Lobos4 eingesetzt, die zunehmend an ihre Grenzen stösst. Zu den zentralen Problemen gehören lange Verarbeitungszeiten, eine geringe Benutzerfreundlichkeit, unzureichende Automatisierungen sowie Schwierigkeiten bei der Integration von Updates und Patches. Die Stiftung beauftragte die Studierenden daher, potenzielle ERP-Anbieter umfassend zu evaluieren, um eine zukunftsfähige Lösung für ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Zunächst wurde eine IST-Analyse durchgeführt, die auf Interviews mit Key-Usern, einer detaillierten Systemanalyse und einer Identifikation der bestehenden Pain Points basierte. Darauf aufbauend erfolgte eine systematische Recherche, die zu einer Longlist mit 16 potenziellen ERP-Anbietern führte. Diese Longlist wurde auf eine Shortlist mit fünf Anbietern reduziert, darunter auch der aktuelle Anbieter Lobos Informatik AG. Die finale Bewertung der Lösungen erfolgte mittels einer Nutzwertanalyse, bei der alle Anbieter anhand eines gewichteten Anforderungskatalogs bewertet wurden.

Die Ergebnisse der Analyse zeigen, dass die Lösung AXcare der Axept Business Software AG die spezifischen Anforderungen der Stiftung am besten erfüllt. AXcare überzeugt durch eine umfassende Funktionalität, die zentrale Bereiche wie Bewohnerverwaltung, Rechnungswesen, Personalmanagement und Fakturierung vollständig abdeckt. Besondere Stärken der Software liegen in innovativen Features wie einer Mobilversion, interaktiven Dashboards und einem modernen Dossiermanagement. Zudem zeichnet sich AXcare durch eine hohe Modularität aus, die es ermöglicht, die Software flexibel an die individuellen Bedürfnisse der Stiftung anzupassen. Mit einer Höchstpunktzahl in der Nutzwertanalyse setzte sich AXcare deutlich von den anderen Lösungen ab. Die aktuelle Lösung Lobos4 konnte in der Evaluation nicht überzeugen. Insbesondere fehlende Funktionen wie ein integrierter Kreditorenworkflow, eine umfassende Archivierung und umfangreiche Auswertungen wurden als kritisch bewertet. Auch andere Anbieter zeigten gute Ansätze, konnten jedoch insbesondere in den Bereichen Schnittstellen, Wohnungsbewirtschaftung und Personalwesen nicht mit AXcare mithalten.