Die Non-Profit-Organisation hatte mit unstrukturierten Vorgehen, einer chaotischen und wenig systematisierten Ablagestruktur sowie papierbasierten Arbeitsweisen zu kämpfen, was den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit erschwerte. Es fehlte eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Informationen, die fehlende Standardisierung führte zu Zeitverlusten und Inkonsistenzen. Die Herausforderung bestand darin, die Kernprozesse effizienter zu gestalten und eine digitale Lösung zu entwickeln, die die Arbeitsqualität nachhaltig verbessert.

Das Projekt wurde systematisch in mehreren Phasen durchgeführt: Nach der Analyse des aktuellen Vorgehens, wurden Schwachstellen identifiziert und in Abstimmung mit den Beteiligten konkrete Massnahmen entwickelt. Neben standardisierten Vorlagen und einer klaren Prozessstruktur wurde Microsoft OneNote als zentrale Wissensplattform eingeführt. Darüber hinaus kam SharePoint als Dateiablage zum Einsatz, um die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Informationen zu verbessern. Workshops und Feedbackrunden begleiteten die Einführung der neuen Tools, um die Mitarbeitenden gezielt einzubinden.

Das Projekt führte zu einer deutlichen Verbesserung der internen Kernprozesse durch strukturierte Arbeitsabläufe. Es wurde eine standardisierte Vorlage für Dokumente eingeführt, welche für mehr Übersicht sorgt, und die Historie aufzeigt. Microsoft OneNote ermöglicht es nun, Wissen zentral zu speichern und flexibel darauf zuzugreifen, während SharePoint eine zentrale Plattform für die Dateiablage bietet, die den Zugriff und die Zusammenarbeit erheblich vereinfacht. Zudem ist der SharePoint prozessorientiert strukturiert, was Effizienz und eine einfache Organisation der Informationen bietet. Die klare Prozessstruktur und die begleitenden Workshops haben nicht nur die Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch die Akzeptanz für die neuen digitalen Tools und Prozessverständnis gefördert. Durch die Integration von SharePoint und OneNote konnte die Digitalisierung in der Organisation entscheidend vorangetrieben werden. Die Auftraggeberschaft profitiert von effizienteren Prozessen, einer verbesserten Dokumentation und einer strukturierten Dateiablage, die das Arbeiten übersichtlicher und produktiver macht.