Mit Blick auf das rasche Unternehmenswachstum wurde für ein Schweizerisches Bildungsinstitut bislang kein genaueres und ganzheitliches Spesen- und Auslagenreglement ausgearbeitet, das sich in der Erstellung eines Konzepts wiedergibt. Zusätzlich zur Überprüfung eines sinnvollen Methodenwechsels von der effektiven Auszahlung der Spesen und Auslagen zur Pauschalauszahlung soll ein massgeschneidertes Workflow-System eingeführt werden. Als zentraler Schritt zur Bewältigung der beschriebenen Herausforderungen wird daher ein Schnittstellenansatz zur Buchhaltungssoftware Bexio verfolgt.

Als Grundlage für die Ausarbeitung des Konzepts wurde eine umfassende Ist-Analyse durchgeführt. Ergänzend dazu wurden qualitative Interviews mit der Geschäftsleitung und den Mitarbeitenden des Schweizerischen Bildungsinstituts zur Erkenntnisgewinnung geführt. Durch dieses Vorgehen wird nicht nur die Praxistauglichkeit der Lösungsvorschläge sichergestellt, sondern auch gewährleistet, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Geschäftsleitung und der Mitarbeitenden bestmöglich abgedeckt und erfüllt werden.

Um die Frage nach der Ausarbeitung eines geeigneten Spesen- und Auslagenreglements zu konkretisieren, wurde vor allem auf den Erkenntnissen aus dem Ist-Prozess und den durchgeführten qualitativen Interviews aufgebaut. Vor diesem Hintergrund wurde die Einführung eines klar verständlichen Spesen- und Auslagenreglements aufbauend auf der Vorlage der Schweizerischen Steuerkonferenz ausgearbeitet. Für die Entwicklung eines Workflow-Systems zur effektiven Auszahlungsmethode wurde ebenfalls auf die qualitativen Interviews zurückgegriffen. Dazu wird der bestehende Zugang zur «bexioGo-App» miteinbezogen, den Mitarbeitenden bzw. Standortleitenden der jeweiligen Lerncenter eine Kreditkarte zur Verfügung gestellt und die innovative Software-KI-Lösung «Kontera» eingesetzt. Durch die Verwendung dieser Komponenten konnte der Spesen- und Auslagenprozess deutlich schlanker gestaltet und optimiert werden. Nach der Auswertung der qualitativen Interviews hinsichtlich eines möglichen Methodenwechsels zur Pauschalauszahlung wird abgeraten.