Ausgangslage ist, dass Unternehmen zunehmend ihre internen Geschäftsprozesse digitalisieren möchten, um einerseits wettbewerbsfähig zu bleiben und andererseits die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Ziel dieser Arbeit ist es deshalb, ein Konzept für die Entwicklung eines digitalen Prozesses im Rechnungswesen eines KMUs zu erstellen. Dazu wurde folgende Forschungsfrage gestellt: Inwiefern kann die betriebliche Effizienz im Rechnungswesen durch eine digitale Transformation des Lieferantenrechnungsprozesses gesteigert werden?

Um diese Frage zu beantworten, wurde zunächst eine interne Prozess- und Kostenanalyse erstellt, um anschliessend eine qualitative Recherche nach geeigneten Lösungen durchzuführen. Die Untersuchung umfasste zudem eine Bewertung der finanziellen Einsparungen, die durch die Implementierung einer Schnittstellenlösung realisiert werden können, sowie die Auswirkungen digitaler Workflows / Freigabeprozesse auf die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Rechnungsbearbeitung. Dabei wurde auch beschrieben, wie eine erfolgreiche Transformation gemeinsam mit den Mitarbeitenden angegangen werden kann.

Die Ergebnisse zeigen, dass durch die Implementierung einer digitalen Lösung jährliche Einsparungen von mindestens CHF 14'000.00 erzielt werden können, wobei die einmaligen Implementierungskosten bereits nach 16 Monaten gedeckt sind. Bei einer Annahme der Nutzungsdauer der gewählten Lösung von fünf Jahren, ergibt sich ein Gesamtnutzen von CHF 53'000.00, was die langfristigen finanziellen Einsparungen deutlich macht. Die digitale Transformation ermöglicht zudem eine Effizienzsteigerung, da zeitaufwändige manuelle Prozessschritte und interne Dokumentenweiterleitungen automatisiert werden. Dies führt zu einer insgesamt schnelleren, präziseren und revisionskonformen Rechnungsbearbeitung. Ein solches Konzept eines digitalen Prozesses im Rechnungswesen dient als Basis für weitere Optimierungen in anderen Unternehmensbereichen, sodass die Gesamtkosten kontinuierlich reduziert und die Prozesse verbessert werden können.