Seit rund zwei Jahren hat die Unternehmung eine 60/40 Shared Desk Guideline für die Anwesenheit im Büro eingeführt. Es können also nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro arbeiten. Die Mitarbeitenden vermerken ihre vor Ort Anwesenheit pro Abteilung in einer Excel-Liste. Nicht korrekt funktionierende Arbeitsplätze müssen mündlich den Abteilungsassistierenden gemeldet werden, welche dann wiederum Kontakt zur IT oder dem Facility Management aufnehmen. Dies verursacht viel administrativen Aufwand und die Raumnutzung kann durch fehlende Analysemöglichkeiten nicht optimiert werden.

Zur Analyse der Bedürfnisse wurde eine Stakeholderanalyse sowie eine Umfrage gemacht. Mit Schlüsselpersonen wurden zudem Interviews geführt. So konnten die Anforderungen erfasst werden. Mögliche Toolanbieter für Shared Desk Lösungen wurden eruiert und mittels eines Pflichtenhefts eingeladen ein Angebot abzugeben. Die Offerten wurden verglichen und mittels Nutzwertanalyse und Präferenzmatrix bewertet. Zudem wurden die Toolanbieter aufgrund von weiteren Faktoren, wie Angebotstransparenz und Glaubwürdigkeit, bewertet.

Als Ergebnis der Angebotsrunde und den daraus gewonnenen Erkenntnissen, konnte das Projektteam dem Unternehmen zwei Anbieter als potenzielle Partner für die Einführung und den Betrieb eines Shared Desk Tools empfehlen. Beide Anbieter erlauben eine Standardisierung und Optimierung der heutigen Prozesse. So können Abläufe vereinfacht und somit der Aufwand reduziert werden. Sie ermöglichen dem Unternehmen zudem die Arbeitsplatznutzung zu analysieren und so Rückschlüsse für die Raumplanung abzuleiten, stets unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze. Die beiden Anbieter erfüllen die Anforderungen aller Stakeholder vollends, so kann die Attraktivität als Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt weiter gesteigert werden. Gleichzeitig kann die digitale Vorreiterrolle, welche das Unternehmen im Konzern innehat, weiter gestärkt werden.