Der Beurteilungsprozess der Mitarbeitenden wird aktuell ohne einheitliche Softwareunterstützung, grösstenteils manuell und mit hohem administrativem Aufwand durchgeführt. Das aktuelle Vorgehen besteht aus diversen Einzelprozessen, welche aus technischer Sicht unabhängig voneinander abgewickelt werden. Der ineffiziente und intransparente Prozess führt bei den Vorgesetzten sowie der Personalabteilung zu einem grossen Zeitaufwand und einer gewissen Abneigung dem Prozess gegenüber.

Als erstes wurde der Ist-Prozess analysiert und ein neuer Soll-Prozess konzipiert. Weiter wurde nach Softwarelösungen von Anbietern gesucht, mit welcher der Soll-Prozess in der Praxis umgesetzt werden kann. Zusammen mit der Auftraggeberschaft wurden Ausschlusskriterien definiert, um eine Vorselektion der Lösungen durchzuführen. Nach Informationsaustausch mit den Anbietern wurden die Produkte nach gleichem Schema dokumentiert. Die finalen Lösungen wurden in einer Nutzwertanalyse verglichen. Abschliessend konnte ein neuer Prozess, sowie eine Softwarelösung empfohlen werden.

Die Analyse des Ist-Prozesses hat gezeigt, dass viel administrativer und repetitiver Aufwand zu bewältigen ist und viele Doppelspurigkeiten enthalten sind. Dies führt dazu, dass der Prozess ineffizient und nicht effektiv ist. Beim neukonzipierten Soll-Prozess konnten diese Schwachstellen deutlich verbessert oder gar eliminiert werden. Gerade für die Personaladministration und für Vorgesetzte kann eine grosse Vereinfachung und Verbesserung erzielt werden. Mitarbeitende können von einem klaren und transparenten Prozess profitieren. Für die zukünftige Umsetzung des Prozesses wurden verschiedene Softwarelösungen evaluiert. In der finalen Evaluation wurden drei Produkte in einer Nutzwertanalyse miteinander verglichen. Damit konnte die optimale Software zur Umsetzung der Mitarbeitendenbeurteilung gefunden und der Stadt Bülach empfohlen werden. Es hat sich gezeigt, dass alle Beteiligten vom neuen Prozess profitieren können und dass dieser neue Prozess ein weiterer, wichtiger Schritt in der Digitalisierungsstrategie der Stadt Bülach darstellt.